A vállalatok tele vannak alkalmazásokkal
A valódi gond nem a mennyiség, hanem az, hogy ezek az eszközök nem egy rendszerben élnek.
Ahogy nő egy cég, nő a digitális infrastruktúrája is. Minden csapat hoz valamit. Egy értesítési rendszer itt. Egy dokumentumkezelő ott. Egy munkafolyamat-kezelő amott. A vezetők szeretnének átláthatóbb működést, a dolgozók pedig gyorsabb tájékozódást. A végeredmény gyakran az, hogy minden új igényre születik egy új alkalmazás és bár mindegyik jó szándékkal érkezik, hosszú távon mégis egy szétszabdalt ökoszisztémát hoznak létre.
A legtöbb céges eszköz nem a mindennapokra lett tervezve. Egy fejlesztői csapat egy konkrét problémára fókuszál, arra épít funkciókat, és létrehoz egy eszközt. Az app működik, csak épp nem illeszkedik a többihez. Nem látja a teljes vállalati környezetet. Ezért történik az, hogy egy dolgozónak négyszer kell újratanulnia ugyanazt a logikát különböző felületeken.
A túltervezés ritkán előny. Azt eredményezi, hogy az emberek nem használják a funkciók nagy részét.
Nem azért maradnak kihasználatlanok a funkciók, mert a dolgozók nem értenék meg őket. Egyszerűen nem az ő helyzeteikre vannak szabva. Egy karbantartó gyors bejelentést akar. Egy területi dolgozó híreket és dokumentumokat. Egy csapatvezető áttekintést. Senki nem szeret menük között bolyongani vagy több lépésen át keresni valamit, amit naponta többször kéne elérnie.
A legtöbb funkció a fejlesztői szándékot tükrözi, nem a felhasználói ritmust. Ha pedig valami nincs jó helyen, nem lesz használva. Ilyen egyszerű.
De a legnagyobb probléma mindig ugyanaz: az információ szétszóródik
Dokumentumok drive-okban, szabályok PDF-ekben, értesítések e-mailben, feladatok külön appokban. A dolgozó pontosan tudja, hogy a keresett információ létezik. Csak azt nem tudja, hol. És mire megtalálja, addigra elmegy egy csomó idő, energia, kedv és fókusz.
Ez nem egyéni hiba. Ez rendszerhiba.
A szervezetek rengeteg időt veszítenek el pusztán azzal, hogy a dolgozók próbálják összeszedni a munka elvégzéséhez szükséges információkat.
Nem kevesebb alkalmazást akarunk. Egyetlen logikus felületet akarunk, ami összefogja a működést.
A jó megoldás nem az, hogy minden appot kidobunk és nulláról kezdünk.
A jó megoldás az, hogy összerendezzük azt, ami most szétesik.
Egy modern intranet akkor értékes, ha:
- egy helyre gyűjti az információkat
- egységes logikát ad
- nem csak funkciókat ad, hanem használható utakra rendezi őket
- leveszi a terhet a dolgozó válláról, mert nem kell gondolkodnia, hol talál meg valamit
Nem attól erős egy rendszer, hogy tud húsz dolgot. Attól erős, hogy a felhasználó tízből tízszer megtalálja benne, amire szüksége van.
A funkciók száma nem probléma, ha mind egy irányba mutatnak.
Lehet sok funkciótok. Nem ez veszélyes. Az a veszélyes, ha nem világos, hogyan kapcsolódnak össze.
Ha viszont minden egyetlen, átlátható ökoszisztémában él, akkor a sok funkció nem teher, hanem előny. A dolgozó nem funkciókat lát. Rendet lát. Logikát lát. Utakat lát és végre azt érzi, hogy a rendszer érte van, nem ő a rendszerért.
A cél nem az, hogy csökkentsük a lehetőségeket. A cél az, hogy minden lehetőség egy helyen legyen elérhető, tiszta struktúrában.
Ha egy vállalat képes ezt megteremteni, akkor a digitalizáció valóban könnyebbé teszi a munkát, nem bonyolultabbá.
A dolgozók gyorsabban találnak meg mindent. A vezetők tisztábban kommunikálnak. A folyamatok átláthatóak lesznek. A szervezet pedig visszakapja a rengeteg órát, amit eddig keresgélésre és rendszerek közötti lavírozásra pazarolt.
Ez az a pont, ahol egy valódi intranet megoldás értelmet nyer.