Hogyan érdemes használni az IntrApp-ot a mindennapi munkában?

Egy rendszer bevezetésének nem az a nehéz része, hogy mit kapcsolsz be. Az, hogy mit hagysz kikapcsolva.

Az első napon minden érdekesnek látszik, tehát minden bekerül: kanban tábla, tudástár, időrögzítés, fájlkezelő. A rendszer így is működik. A harmadik héten viszont valaki azt mondja, hogy nem találja, mert a menüben tizennégy pont van, és a munkájához hármat használ belőlük.

A bevezetés nem hozzáadás, hanem elvétel

Egy új rendszernél kézenfekvőnek tűnik, hogy minél többet vezetsz be belőle egyszerre, annál hamarabb térül meg az ára. A gyakorlatban ez fordítva sül el.

Aki napi három funkciót használ, de tizennégyet lát, minden belépéskor eldönt egy apró kérdést: most melyik kell. Egyszer ez semmi. Naponta harmincszor, öt embernél, három hónapon át viszont pont az a fáradtság, ami miatt a végén senki nem nyitja meg.

A jó bevezetés ezért kivonás. Azzal kezdesz, ami a jövő héten úgyis megtörténne, és minden mást elrejtesz, amíg valaki nem kéri.

Vedd el, ami nem az övé

Admin oldalon szerepkörönként szabályozható, mi jelenjen meg a menüben. Ha valakinek nincs dolga a szerződésmappával, ne is lássa.

Ennek nem a jogosultság a lényege, hanem a felület. Egy raktáros, aki négy menüpontot lát, két nap alatt megtanulja a rendszert. Ugyanaz a raktáros, aki tizennégyet lát, három hétig kérdez, és közben mindig azt hiszi, valami mást is kellene csinálnia.

A rejtés visszavonható. Ha kiderül, hogy mégis kell neki, egy kattintás.

Van ennek egy másodlagos haszna is, ami csak hónapok múlva látszik. Ha mindenki csak azt látja, amivel dolga van, akkor a felület maga mondja meg, kihez kell fordulni egy témában, és nem kell külön megtanulni, ki miért felel.

Hagyd meg, ahol a munka tényleg történik

Marad viszont az, ami nélkül a nap nem megy végig, és ez majdnem minden cégnél ugyanaz a három dolog: hol tart a munka, ki az ügyfél, és mi lett a döntés.

A kanban tábla ezért nem projektmenedzsment-gyakorlat, hanem a hétfő reggeli kérdés kiváltása. Ha a tábla nem tükrözi, hol tart a munka, akkor nem tábla, hanem díszlet, és jobb, ha nincs. Arról, hogy mitől marad életben egy tábla, és mikor válik belőle második adminisztráció, külön cikkben írtunk.

Az ügyfél és a feladat összetartozása ugyanígy: a lényeg nem az adatbevitel, hanem hogy telefonálás közben ne kelljen keresgélni. A megjegyzés pedig azért a feladat mellett a helye, mert fél évvel később nem az érdekel, ki mit írt, hanem hogy miért döntöttetek úgy.

Egy megállapodás nélkül a beállítás nem ér semmit

A leggyakoribb kudarc nem a rendszerben van. Abban, hogy nincs kimondva, mikor mi kerül bele.

Elég három mondat, és nem kell hozzá szabályzat. Ami elindult, az felkerül a táblára. Ami elakadt, azt oda írjuk, nem szóban mondjuk el. Ami az ügyfélnek ígéret volt, annak dátuma van.

A második a nehéz. Az elakadást bevallani kellemetlen, tehát a vezetőnek kell elsőként megtennie, különben a tábla arról szól, hogy minden rendben, és senki nem hisz neki.

Ami leírva van, azt nem kell kétszer elmagyarázni

Van egy visszatérő mondat majdnem minden cégben: „ezt kérdezd meg Katitól". Kati tudja, hogyan kell csinálni, és Kati emiatt hetente háromszor megáll a saját munkájában.

A tudástár akkor éri meg, ha ezt a hármat váltja ki, nem attól, hogy szép dokumentáció készül belőle. Egy folyamat leírása három bekezdésben, a valódi példával, többet ér, mint egy húszoldalas kézikönyv, amit senki nem nyit meg.

Ugyanez a fájlkezelőnél: a keresés a dokumentumok tartalmában is fut, tehát a szerződés akkor is előkerül, ha senki nem emlékszik, minek nevezték el. Ez azon a napon számít, amikor az ügyfél kérdez, és a válasz nem várhat holnapig.

Amikor nem érdemes hozzányúlni

Ha hárman ültök egy szobában, és mindenki hallja, mit mond a másik a telefonba, akkor nálatok a láthatóság megoldott. Egy tábla ilyenkor nem ad hozzá, csak elvesz: leírod, amit a másik amúgy is hallott.

Ha egy folyamat egyszer fordul elő egy évben, ne írd le. A leírás elavul, és a következő alkalommal többe kerül az elhinni, mint újra kitalálni.

Ezek a beállítások akkor kezdenek számítani, amikor átléptek egy méretet, amikor valaki távolról dolgozik, vagy amikor az ügyfelek száma miatt már nem fér el fejben. Erről bővebben is írtunk, milyen jelekből látszik, hogy a mostani működés elfogyott.

Fél év múlva a rendrakás lesz a feladat

Ami elindul, az gyűlik. Fél évvel a bevezetés után lesz nyolc táblád, amiből három élő, és lesz tizenöt tudástárcikk, amiből négy elavult.

Ilyenkor a leghasznosabb dolog törölni. A lezárt tábla mehet archívumba, az elavult cikk vagy frissül, vagy megszűnik. Ez nem veszteség: egy rendszer akkor marad használható, ha az látszik benne, ami él.

A törlés egyébként visszavonható, a lomtárból a legtöbb elem visszahozható, tehát nem kell bátornak lenni hozzá.

Az egyetlen szabály, ami marad

Az IntrApp nem attól lesz értékes, hogy mindent bekapcsoltál, hanem attól, hogy amit lát valaki, azt használja is. Ha valami három hónapja üresen áll, nem hiányzik: kapcsold ki.

Ha valami tényleg hiányzik, kérhetsz funkciót. Ha az ügyfélkör nagyjából háromnegyede is használná, ingyen megcsináljuk, és mindenki megkapja. A megítélés a mi döntésünk, mert mi látjuk az egész ügyfélkört, és nem azonnali szállítást ígérünk: azt ígérjük, hogy a széles körben hasznos igény bekerül a fejlesztésbe.

Kipróbálom a demót