A szám, ami egy kolléga telefonjában van
Az ügyfél kapcsolattartóját egy ember ismeri. Amikor ő szabadságon van, a többiek régi
levelek között keresik az elérhetőséget, és közben az ügyfél vár.
Belső rendszer KKV-knak
Ügyfél- és partnerkezelés
Az ügyfélkezelés egy helyen tartja a cégadatokat, a kapcsolattartókat és a korábbi megkereséseket. Minden ügyfélhez saját karton tartozik, ahol a kontaktok, a jegyzetek és az előzmények is megtalálhatók, így bárki azonnal látja, ki kicsoda, és eddig mi történt vele.
Milyen problémákra nyújt megoldást?
A visszahívás, aminek nem volt dátuma
„Két hét múlva jelentkezünk.” Két hét múlva nincs semmi, ami emlékeztessen, mert az
egész azon múlt, hogy valakinek eszébe jut. Az ügyfél viszont emlékszik rá.
Az előzmény, ami három helyen van
Egy levelezőszál, egy csoportos üzenet és egy megosztott mappa. Amikor az ügyfél
rákérdez, valakinek mindhármat végig kell olvasnia, mielőtt válaszolni tud.
Minden ügyfélnek saját központi adatlapja van
Nem egy sima címlistáról van szó: az adatlapon a kapcsolattartóktól kezdve a csatolt fájlokon és naptári eseményeken át a projektekig és hibajegyekig minden egyben elérhető. Nincs szétszórt adat, minden közvetlenül az adott ügyfélhez kapcsolódik.
Nem kell elengedned a megszokott táblázatokat
A meglévő ügyféllistádat egyetlen kattintással importálhatod, és bármikor
exportálhatod is. Az induláskor nem egy üres rendszer fogad, és ha később váltanál, az
adataidat gond nélkül magaddal viheted.
Keresés a dokumentumok szövegében is
A feltöltött fájlok teljes tartalmát indexeli a rendszer, így nemcsak fájlnévre, hanem
a belső szövegre is rákereshetsz. Az a szerződés vagy számla is azonnal előkerül, amit
annak idején „nevtelen_doku_v2” néven mentettek el.
Nyilvános és privát jegyzetek
Amit a kollégákkal osztanál meg, azt látja az egész csapat, a személyes
feljegyzéseidhez viszont csak te férsz hozzá. Nem kell párhuzamosan külön
jegyzetfüzetet vezetned a céges rendszer mellett.
Egyszer rögzíted, mindenhol működik
Elég egyszer felvinni az ügyfél adatait: a feladatok, az események és a hibajegyek
automatikusan ehhez az egy központi profilhoz kapcsolódnak. Nincs kettős adatrögzítés,
és megszűnik a folyamatos keresgélés.
A beérkező érdeklődés nem egy továbbított e-mail, hanem önálló feladat
Minden beérkező ajánlatkérés saját adatlapot kap névvel, becsült értékkel, határidővel, felelőssel, státusszal és forrással, közvetlenül a küldő partnerhez kapcsolva. Így a folyamat pontosan nyomon követhető, nem azon múlik az ügy, hogy ki olvasta el először a levelet.
Saját források, a saját működésetekre szabva
Nem kötelező sablonokból kell választanotok. Ha nálatok a személyes ajánlás, a szakmai
kiállítás és a visszatérő ügyfél a három fő csatorna, akkor ezeket rögzítitek. Fél év
múlva pontosan látni fogjátok, melyik forrás hozott valódi bevételt.
Státuszok a ti értékesítési folyamatotok szerint
A státuszlépéseket ti határozzátok meg, egyedi elnevezésekkel és színekkel. A listára
nézve egyetlen pillantás alatt látszik, hogy éppen ti vagytok soron a következő
lépéssel, vagy az ügyfél válaszára vártok.
Minden egyeztetés pontosan dokumentálva
E-mailek, hívások, személyes találkozók: pontosan látod, mi történt, mi a következő
teendő, és mikorra van ütemezve. A ráfordított időt is itt rögzítheted, hiszen az
ajánlatadás és az egyeztetés is értékes munkaidő.
A csatolt fájlok mindig az ügyhöz tartoznak
A beérkező dokumentumok és ajánlatkérések közvetlenül a megkeresés mellé kerülnek, nem
vesznek el az egyéni postafiókokban. Ha hónapokkal később kell visszakeresni egy
specifikációt, nem kell másokat kérdezgetni.
A „jelentkezünk” egy konkrét határidő, nem csak egy ígéret
Az utánkövetés önálló teendőként jelenik meg: pontosan látszik, mikor, kivel, milyen témában kell egyeztetni, és ki a felelős. Nem egy eldugott bejegyzés valakinek a privát naptárában, hanem közvetlenül az ügyfél adatlapján szerepel, így az egész csapat számára látható.
Minden következő lépésnek van felelőse
Többé nem a véletlenen múlik, hogy eszébe jut-e valakinek a megkeresés. Minden
feladathoz fix dátum és felelős tartozik, így ha valaki kiesik a munkából, a
helyettesítő kolléga azonnal átlátja a feladatot.
Az ügyfelekre szánt idő pontosan mérhető
A visszahívások, az egyeztetések és a helyszíni találkozók ideje is rögzíthető. A
hónap végén nem csak az a homályos érzésed lesz, hogy sok munka ment el egy ügyfélre,
hanem percre pontosan látod a ráfordított időt.
Az előzmények mindig kéznél vannak
Hónapok múlva is azonnal visszanézhető, hányszor egyeztettetek és mi hangzott el
utoljára. Így a többedik híváskor sem kell elölről kezdeni a beszélgetést, pontosan
onnan folytathatjátok, ahol legutóbb abbahagytátok.
A kapcsolati adatok ne egyetlen ember telefonjában legyenek
Minden ügyfélhez tartozó kapcsolattartó egyetlen központi felületen érhető el, a pontos feladatkörükkel együtt. Aki a szakmai részletekről dönt, és aki a szerződést ellenjegyzi, a legritkább esetben ugyanaz a személy.
Töredékes adatok alapján is azonnal megtalálható
Nem szükséges fejből tudnod a pontos cégnevet vagy a hibátlan névírásmódot. Elegendő a
név, az e-mail-cím vagy a telefonszám egyetlen részletét beírnod a keresőbe.
Pontosan szabályozható hozzáférések
A jogosultsági szintekkel pontosan meghatározhatod, melyik belső munkatárs vagy külsős
partner láthatja az elérhetőségeket. Aki csupán egyetlen projekten dolgozik veletek,
nem fér hozzá automatikusan a teljes partnerhálózatotokhoz.
Egyértelmű szerepkörök a nevek mellett
A telefonszámon és a címen túl azonnal látszik a döntési kör is. Egy újonnan érkező
kolléga számára ez a különbség aközött, hogy önállóan intézi a feladatát, vagy
folyamatosan a többieket zökkenti ki a kontaktok felkutatásával.
Minden bejelentésnek pontos útja van a megoldásig
Minden hibajegyhez rögzíthető a státusz, a típus, a prioritás, a felelős és az illetékes részleg, így a beérkezéstől a lezárásig minden lépés nyomon követhető. A jegy közvetlenül a partnerhez kapcsolódik, így az ügyfél adatlapon azonnal látszik minden nyitott ügy.
Automatikus hibajegy e-mailből
A beérkező levelekből a rendszer automatikusan hibajegyet hoz létre a csatolt
dokumentumokkal együtt. Az ügyintézés indulása nem azon múlik, hogy valaki észrevette
és kézzel továbbította-e a levelet a megfelelő kollégának.
Védett belső jegyzetek
A jegyekhez fűzött belső megjegyzések teljesen elkülönülnek az ügyféllel folytatott
kommunikációtól. A privát vagy csapatszintű szakmai egyeztetések így sosem csúsznak ki
véletlenül a megrendelő felé küldött válaszban.
Egykattintásos Kanban-feladatok
A megoldást igénylő ügyekből közvetlenül teendő generálható, a rendszer pedig megőrzi
az élő kapcsolatot a bejelentés és a feladat között. A megvalósításon dolgozó
szakember a teljes, eredeti bejelentést látja, nem csak egy összefoglalót.
Automatikus kategorizálás és szétosztás
A jegyek azonnal a megfelelő részleghez kerülnek, például ügyfélszolgálathoz,
fejlesztéshez vagy pénzügyhöz, a típusuk szerint pedig rögtön látszik, hogy hibáról,
fejlesztési kérésről vagy kérdésről van szó. Ezzel megszűnik az a gyakorlat, hogy
egyetlen közös postafiókból kell reggelente kézzel szétválogatni a leveleket.
Nem öt külön lista, hanem egyetlen működő rendszer
Több különálló szoftver-előfizetés még nem jelent összefüggő rendszert, hiszen az eszközeid nem látnak át egymás adataira. Az alábbi funkciók ereje épp abból fakad, hogy mindegyik ugyanahhoz az ügyfélhez kapcsolódik.
Az érdeklődőből megrendelő lesz, a teljes előzmény megmarad
Amikor egy beérkező megkeresésből végül megrendelés lesz, nem kell új adatlapot
nyitnod. Az adatlap és a teljes korábbi egyeztetés változatlanul megmarad, a felületen
pedig azonnal megjelennek a hozzá tartozó projektek.
A nyitott ügyek azonnal láthatók az ügyfélprofilban
Nem szükséges a kollégákat kérdezgetned az aktuális helyzetről. Az ügyfél adatlapon
még a hívás indítása előtt pontosan látható a nyitott hibajegy, a legutóbbi egyeztetés
és a következő megbeszélt időpont.
A ráfordított munkaidő a valós helyére kerül
Az utánkövetésre és a hibajegyekre rögzített munkaórák ugyanabban a központi
kimutatásban szerepelnek, mint a projektfeladatok. Így még év közben kiderül, melyik
ügyfél viszi el a legtöbb erőforrást a tényleges bevételéhez képest.
A felelősség nem jelent láthatósági korlátot
A rendszerben a szerepkörök határozzák meg a hozzáféréseket, ezt pedig érdemes már az elején pontosan tisztázni:
- Alapból három beépített szerepkör érhető el, de tetszőlegesen hozhattok létre újakat is. A jogosultságok modulonként érvényesek: aki hozzáférést kap az ügyfélkezeléshez, az a teljes ügyfélkört látni fogja, nem kizárólag a saját kontaktjait.
- A megkeresésekhez és ügyfelekhez rendelt felelős a feladat gazdáját jelöli, nem pedig láthatósági korlátot. Bárki rászűrhet a saját ügyeire, de a rendszer nem rejti el az adatokat a csapat többi tagja elől.
- Ha kifejezetten arra van szükségetek, hogy az értékesítők kizárólag a saját ügyfeleiket láthassák, a rendszer erre ma nem alkalmas. Ezt inkább most mondjuk meg, mint hónapokkal később.
Mit látsz a képernyőn, még mielőtt tárcsáznál?
A kellemetlen ügyfélbeszélgetések többsége abból fakad, hogy az egyik fél pontosan emlékszik a részletekre, a másik pedig nem. Az alábbi adatok mind közvetlenül az ügyfél adatlapon várnak, mielőtt felvennéd a telefont.
Mikor egyeztettetek legutóbb, és mi volt a téma
Az utolsó hívás, találkozó vagy e-mail pontos dátuma, a megbeszélt megállapodással
együtt. Így nem azzal kell indítanod a hívást, hogy megkérdezed, hol is maradtatok
félbe legutóbb.
Aktuálisan nyitott ügyek és bejelentések
Ha a partner korábban jelzett egy problémát, ami még megoldásra vár, azt érdemes még
az első mondat előtt látnod. A nyitott hibajegy az ügyfél központi profilján is
azonnal megjelenik, nem kizárólag a technikus asztalán.
Az eddig ráfordított munkaórák pontos összege
A partnerhez könyvelt összes munkaidő közvetlenül az adatlapon összesítve látható. Egy
árvitát vagy szerződéshosszabbítást magabiztosabban kezelhetsz, amikor homályos
megérzések helyett pontos számokkal támasztod alá a ráfordított munkát.
Amit ilyenkor a legtöbben megkérdeznek
Ezeket a kérdéseket nem mi találtuk ki, hanem a leendő ügyfeleinktől kapjuk a leggyakrabban. Egyik válaszunk sem az, hogy majd idővel megszokjátok.
„Fejben tartjuk az ügyfeleinket”
Néhány tucat partnerig ez valóban működik, és pontosan ez a veszélye. Mindig az az
ügyfél kopik ki a látómezőből, akivel hónapok óta nem egyeztettetek, pedig a legtöbb
esetben épp náluk lehetne a legkevesebb energiával új megrendelést elérni.
„A kollégák úgysem fogják használni”
Gyakori és érthető félelem. A rendszerben lépésről lépésre végigvezető beépített
útmutató és részletes súgó található, így a csapat tagjai önállóan is azonnal
eligazodnak. Nincs szükség hetekig tartó betanításra.
„Mi lesz a meglévő adatainkkal?”
A jelenlegi ügyfélbázisotok egyetlen lépésben importálható, így az indulás
pillanatában sem egy üres rendszer fogad titeket. Az adatok bármikor ugyanilyen
egyszerűen exportálhatók is.
„Mennyi idő, mire élesben működik?”
Az automatikus beállítás körülbelül fél órát vesz igénybe, utána azonnal munkára kész
a felület. Nincsenek elhúzódó bevezetési projektek, és nincsenek rejtett tanácsadói
napidíjak. Ha mégis elakadnátok, a szakértői csapatunk rendelkezésre áll.
A túlbonyolított célszoftverek funkcióinak nagy részét soha senki nem nyitja meg
Egy kifejezetten értékesítésre kihegyezett rendszer több száz beállítást és opciót kínál. Ezek többségét a napi munka során a csapat nagy része nem érti, és soha nem is használja. A valódi cél nem az, hogy egyetlen részterületet a végletekig túlbonyolítsunk, hanem az, hogy a cég teljes működése egyben, átláthatóan működjön. Az IntrApp nem klasszikus CRM és nem vállalatirányítási rendszer: ez a mindennapi céges munka alapja. Aki kizárólag specializált CRM eszközt keres, biztosan talál nála mélyebbet, és ez így teljesen rendjén van.
Amit nem találsz meg a rendszerben
Nincs kampánykezelés, nincs pontozásos rangsorolás, és nincs értékesítési előrejelzés
sem. Ha a napi működésetek kifejezetten ezekre épül, jobban jártok egy dedikált
célszoftverrel, ezt pedig érdemesebb most tisztázni, mint hónapokkal később.
Hiányzik egy funkció? Írd meg
Ha az adott fejlesztésből az ügyfélkör nagyjából háromnegyede is hasznot húzna, a
fejlesztést ingyen elvégezzük, és mindenki megkapja. A kifejezetten rátok szabott
igényeket külön fejlesztési ágon valósítjuk meg, úgy, hogy a központi frissítésekből
ekkor sem maradtok ki. A részleteket az
egyedi fejlesztés oldalon foglaltuk össze.
Bonyolult betanítás nélkül
A rendszerben részletes kézikönyv és beépített körbevezető működik, így a felület
minden lépésben útba igazít. Az automatikus telepítés nagyjából fél órát vesz igénybe,
és nincsenek kötelező bevezetési költségek sem. Külön kérés esetén a szakértői
csapatunk szívesen támogatja az indulást.
A demó a gyors áttekintésre való, a próbaidőszak az éles tesztelésre
A kettő nem ugyanaz, és érdemes átgondolni, melyikkel indítasz. Nézelődéshez és a felület megismeréséhez a demó a legjobb választás, a végleges döntéshez viszont a próbaidőszak nyújt valós képet.
Az interaktív demó
Egy közös tesztkörnyezet, amit bárki azonnal megnyithat, kötelező regisztráció nélkül.
Egy kitalált minta cég teljes működését modellezi, így feltöltött ügyfélprofilokat,
előzményeket és hibajegyeket látsz, nem üres listákat. Néhány adminisztrációs funkció
itt le van tiltva, és a rendszer minden éjjel automatikusan visszaáll az
alaphelyzetbe: az itt létrehozott próbabejegyzések másnapra törlődnek.
Az éles próbaidőszak
A ti saját, zárt felületetek, korlátozások nélküli teljes funkcionalitással és a ti
valós ügyféladataitokkal. Itt mutatkozik meg igazán, hogyan illeszkedik a szoftver a
mindennapi munkafolyamataitokba. Ha úgy látjátok, hogy mégsem erre van szükségetek, a
próbaidőszakot bármikor, kötelezettségek nélkül lemondhatjátok, pontosan úgy, mint egy
streaming-előfizetést.