A szám, ami egy kolléga telefonjában van
Az ügyfél kapcsolattartóját egy ember ismeri. Amikor ő szabadságon van, a többiek régi
levelek között keresik az elérhetőséget, és közben az ügyfél vár.
Belső rendszer KKV-knak
Ügyfél- és partnerkezelés
Minden ügyfélnek egy kartonja van, és azon rajta a kapcsolattartó, a jegyzet, a fájl, a megkeresés és a nyitott hibajegy. Mielőtt felveszed a telefont, látod, ki kicsoda és mi történt vele eddig.
Mit old meg valójában?
A visszahívás, aminek nem volt dátuma
„Két hét múlva jelentkezünk.” Két hét múlva nincs semmi, ami emlékeztessen, mert az
egész azon múlt, hogy valakinek eszébe jut. Az ügyfél viszont emlékszik rá.
Az előzmény, ami három helyen van
Egy levelezőszál, egy csoportos üzenet és egy megosztott mappa. Amikor az ügyfél
rákérdez, valakinek mindhármat végig kell olvasnia, mielőtt válaszolni tud.
Minden ügyfélnek saját központi adatlapja van
Ez nem címlista. Az adatlapon ott a kapcsolattartó, a csatolt fájl, a naptári esemény, a projekt és a hibajegy is, egyben. Semmi nincs szétszórva, mert minden ahhoz az egy ügyfélhez tartozik.
Nem kell elengedned a megszokott táblázatokat
A meglévő ügyféllistádat egyetlen kattintással importálhatod, és bármikor
exportálhatod is. Az induláskor nem egy üres rendszer fogad, és ha később váltanál, az
adataidat gond nélkül magaddal viheted.
Keresés a dokumentumok szövegében is
A rendszer a feltöltött fájlok tartalmát is indexeli, tehát nem csak fájlnévre kereshetsz,
hanem a benne lévő szövegre is. Az a szerződés is előkerül, amit annak idején
„nevtelen_doku_v2” néven mentett el valaki.
Nyilvános és privát jegyzetek
Amit a kollégákkal osztanál meg, azt látja az egész csapat, a személyes
feljegyzéseidhez viszont csak te férsz hozzá. Nem kell párhuzamosan külön
jegyzetfüzetet vezetned a céges rendszer mellett.
Egyszer rögzíted, mindenhol működik
Elég egyszer felvinni az ügyfél adatait, mert a feladatok, az események és a
hibajegyek automatikusan ehhez az egy központi profilhoz kapcsolódnak. Nincs kettős
adatrögzítés, és megszűnik a folyamatos keresgélés.
A beérkező érdeklődés nem egy továbbított e-mail, hanem önálló feladat
A beérkező ajánlatkérés saját adatlapot kap, névvel, becsült értékkel, határidővel, felelőssel, státusszal és forrással, a küldő partnerhez kötve. Így nem azon múlik az ügy, ki olvasta el először a levelet.
Saját források, a saját működésetekre szabva
Nem kell kötelező sablonokból választanotok. Ha nálatok a személyes ajánlás, a szakmai
kiállítás és a visszatérő ügyfél a három fő csatorna, akkor ezeket rögzítitek. Fél év
múlva pontosan látni fogjátok, melyik forrás hozott valódi bevételt.
Státuszok a ti értékesítési folyamatotok szerint
A státuszlépéseket ti határozzátok meg, egyedi elnevezésekkel és színekkel. A listára
nézve egyetlen pillantás alatt látszik, hogy éppen ti vagytok soron a következő
lépéssel, vagy az ügyfél válaszára vártok.
Minden egyeztetés le van írva
E-mail, hívás vagy személyes találkozó, mindegyiknél látod, mi történt, mi a következő
teendő, és mikorra van kitűzve. A ráfordított időt is itt rögzíted, mert az ajánlatadás
és az egyeztetés is munkaidő.
A csatolt fájlok mindig az ügyhöz tartoznak
A beérkező dokumentumok és ajánlatkérések közvetlenül a megkeresés mellé kerülnek, nem
vesznek el az egyéni postafiókokban. Ha hónapokkal később kell visszakeresni egy
specifikációt, nem kell másokat kérdezgetni.
A „jelentkezünk” egy konkrét határidő, nem csak egy ígéret
Az utánkövetés önálló teendő, tehát látszik, mikor, kivel és miről kell egyeztetni, és hogy ki a felelős. Nem egy bejegyzés valakinek a privát naptárában, hanem ott áll az ügyfél adatlapján, ahol az egész csapat látja.
Minden következő lépésnek van felelőse
Többé nem a véletlenen múlik, hogy eszébe jut-e valakinek a megkeresés. Minden
feladathoz fix dátum és felelős tartozik, így ha valaki kiesik a munkából, a
helyettesítő kolléga azonnal átlátja a feladatot.
Az ügyfélre szánt idő mérés, nem érzés
A visszahívás, az egyeztetés és a helyszíni találkozó idejét is rögzíted. A hónap
végén nem az az érzésed lesz, hogy sok munka ment el egy ügyfélre, hanem látod,
mennyi.
Az előzmények mindig kéznél vannak
Hónapok múlva is visszanézed, hányszor egyeztettetek és mi hangzott el utoljára. A
többedik híváskor nem kell elölről kezdeni, onnan folytatjátok, ahol abbahagytátok.
A kapcsolati adatok ne egyetlen ember telefonjában legyenek
Az ügyfélhez tartozó kapcsolattartók egy helyen vannak, a feladatkörükkel együtt. Aki a szakmai részletekről dönt, és aki a szerződést aláírja, a legritkább esetben ugyanaz az ember.
Töredékből is megtalálod
Nem kell fejből tudnod a pontos cégnevet, és nem kell hibátlanul leírnod a nevet. Elég
a név, az e-mail-cím vagy a telefonszám egy részlete.
Te döntöd el, ki látja
A jogosultsági szinttel megmondod, melyik kolléga vagy külsős partner látja az
elérhetőségeket. Aki egyetlen projekten dolgozik veletek, attól még nem látja az egész
partnerhálózatotokat.
Egyértelmű szerepkörök a nevek mellett
A telefonszám és a cím mellett ott a döntési kör is. Egy új kollégánál ez a különbség
aközött, hogy egyedül elintézi, vagy minden lépésnél megzavar valakit azzal, hogy kit
kell keresni.
Minden bejelentésnek pontos útja van a megoldásig
A hibajegyen ott a státusz, a típus, a prioritás, a felelős és az illetékes részleg, tehát a beérkezéstől a lezárásig végig látszik, hol tart. A jegy a partnerhez kötődik, ezért az ügyfél adatlapján ott áll minden nyitott ügy.
Automatikus hibajegy e-mailből
A beérkező levelekből a rendszer automatikusan hibajegyet hoz létre a csatolt
dokumentumokkal együtt. Az ügyintézés indulása nem azon múlik, hogy valaki észrevette
és kézzel továbbította-e a levelet a megfelelő kollégának.
Védett belső jegyzetek
A jegyekhez fűzött belső megjegyzések teljesen elkülönülnek az ügyféllel folytatott
kommunikációtól. A privát vagy csapatszintű szakmai egyeztetések így sosem csúsznak ki
véletlenül a megrendelő felé küldött válaszban.
Egykattintásos Kanban-feladatok
A megoldásra váró ügyből egy kattintással teendő lesz, és a bejelentés meg a feladat
közti kapcsolat megmarad. Aki dolgozik rajta, az eredeti bejelentést látja, nem
valakinek az összefoglalóját.
Automatikus kategorizálás és szétosztás
A jegy a megfelelő részleghez kerül, mondjuk ügyfélszolgálathoz, fejlesztéshez vagy
pénzügyhöz. A típusából pedig látszik, hogy hibáról, fejlesztési kérésről vagy
kérdésről van szó. Nem kell reggelente egy közös postafiókból kézzel szétválogatni.
Nem öt külön lista, hanem egyetlen működő rendszer
Több különálló szoftver-előfizetés még nem jelent összefüggő rendszert, mert az eszközeid nem látják egymás adatait. Az alábbi funkciók attól működnek együtt, hogy mindegyik ugyanahhoz az ügyfélhez kapcsolódik.
Az érdeklődőből megrendelő lesz, a teljes előzmény megmarad
Amikor a megkeresésből megrendelés lesz, nem kell új adatlapot nyitnod. Az adatlap és a
teljes korábbi egyeztetés megmarad, és megjelennek mellette a hozzá tartozó projektek.
A nyitott ügyek azonnal láthatók az ügyfélprofilban
Nem kell a kollégákat kérdezgetned, hol tart az ügy. Az ügyfél adatlapján még tárcsázás
előtt ott a nyitott hibajegy, a legutóbbi egyeztetés és a következő időpont.
A ráfordított munkaidő a valós helyére kerül
Az utánkövetésre és a hibajegyekre rögzített munkaórák ugyanabban a központi
kimutatásban szerepelnek, mint a projektfeladatok. Így még év közben kiderül, melyik
ügyfél viszi el a legtöbb erőforrást a tényleges bevételéhez képest.
A felelősség nem jelent láthatósági korlátot
A rendszerben a szerepkörök határozzák meg a hozzáféréseket, ezt pedig érdemes már az elején pontosan tisztázni:
- Alapból három beépített szerepkör van, és sajátot is létrehozhattok. A jogosultság területenként érvényes, tehát aki hozzáférést kap az ügyfélkezeléshez, a teljes ügyfélkört látni fogja, nem kizárólag a saját kontaktjait.
- A megkeresésekhez és ügyfelekhez rendelt felelős a feladat gazdáját jelöli, nem pedig láthatósági korlátot. Bárki rászűrhet a saját ügyeire, de a rendszer nem rejti el az adatokat a csapat többi tagja elől.
- Egy 3-50 fős cégnél ez általában így jó, mert a gyakoribb baj nem az, hogy valaki túl sokat lát, hanem az, hogy szabadság alatt senki nem fér hozzá ahhoz, amit egy ember vitt.
- Ha kifejezetten arra van szükségetek, hogy az értékesítők kizárólag a saját ügyfeleiket láthassák, a rendszer erre ma nem alkalmas. Ezt inkább most mondjuk meg, mint hónapokkal később.
Mit látsz a képernyőn, még mielőtt tárcsáznál?
A kellemetlen ügyfélbeszélgetések többsége abból fakad, hogy az egyik fél pontosan emlékszik a részletekre, a másik pedig nem. Az alábbi adatok mind közvetlenül az ügyfél adatlapon várnak, mielőtt felvennéd a telefont.
Mikor egyeztettetek legutóbb, és mi volt a téma
Az utolsó hívás, találkozó vagy e-mail pontos dátuma, a megbeszélt megállapodással
együtt. Így nem azzal kell indítanod a hívást, hogy megkérdezed, hol is maradtatok
félbe legutóbb.
Aktuálisan nyitott ügyek és bejelentések
Ha a partner korábban jelzett egy problémát, ami még megoldásra vár, azt érdemes még
az első mondat előtt látnod. A nyitott hibajegy az ügyfél központi profilján is
azonnal megjelenik, nem kizárólag a technikus asztalán.
Mennyi óra ment el rá eddig
A partnerhez könyvelt munkaidő az adatlapon összesítve áll. Egy árvitának vagy egy
szerződéshosszabbításnak másképp áll neki az ember, ha megérzés helyett szám van a
kezében.
Amit ilyenkor a legtöbben megkérdeznek
Ezeket a kérdéseket nem mi találtuk ki, hanem a leendő ügyfeleinktől kapjuk a leggyakrabban. Egyik válaszunk sem az, hogy majd idővel megszokjátok.
„Fejben tartjuk az ügyfeleinket”
Néhány tucat partnerig ez valóban működik, és pontosan ez a veszélye. Mindig az az
ügyfél kopik ki a látómezőből, akivel hónapok óta nem egyeztettetek, pedig a legtöbb
esetben épp náluk lehetne a legkevesebb energiával új megrendelést elérni.
„A kollégák úgysem fogják használni”
Gyakori és jogos félelem. Ezért van az appban kézikönyv és beépített körbevezető, tehát
aki elakad, ott kap választ, ahol elakadt. Nincs hetekig tartó betanítás.
„Mi lesz a meglévő adatainkkal?”
A jelenlegi ügyféllistátokat egy lépésben beimportáljátok, tehát az első nap nem üres
rendszer fogad. Exportálni ugyanilyen egyszerűen tudtok.
„Mennyi idő, mire élesben működik?”
Az automata telepítés körülbelül fél óra, utána már dolgozhattok benne. Nincs elhúzódó bevezetési
projekt, és nincs rejtett tanácsadói napidíj. Ha elakadtok, a szakértői csapatunk
szívesen segít.
Amit soha senki nem nyit meg
Egy értékesítésre kihegyezett rendszer több száz beállítást kínál. A mélységük nagy részét viszont a felhasználók nagy része nem érti és nem használja. Itt nem egyetlen részterületet akartunk a végletekig vinni, hanem azt, hogy a cég működése egyben maradjon. Az IntrApp nem CRM és nem ERP, hanem a cég működésének alapja. Ha kizárólag CRM-et keresel, találsz nálunk mélyebbet, és ez így van rendjén.
Amit nem találsz meg a rendszerben
Nincs kampánykezelés, nincs pontozásos rangsorolás, és nincs értékesítési előrejelzés.
Ha a működésetek kifejezetten ezekre épül, jobban jártok egy célszoftverrel, és ezt
jobb most tisztázni, mint hónapokkal később.
Hiányzik egy funkció? Írd meg
Ha az adott fejlesztésből az ügyfélkör nagyjából háromnegyede is hasznot húzna, a
fejlesztést ingyen megcsináljuk, és mindenki megkapja. A kifejezetten rátok szabott
igényeket külön fejlesztési ágon valósítjuk meg, úgy, hogy a központi frissítésekből
ekkor sem maradtok ki. A részleteket az
egyedi fejlesztés oldalon foglaltuk össze.
Bonyolult betanítás nélkül
A beépített kézikönyv és a körbevezető minden lépésnél útba igazít. Az automata
telepítés körülbelül fél óra, kötelező bevezetési költség nélkül. Ha kéritek, a
szakértői csapatunk is segít az indulásban.
Nézd meg, mielőtt döntesz
A demó egy kitalált cég teljes adatán fut, regisztráció nélkül, tehát nem üres ügyféllistát látsz. Ha a saját ügyfeleiteken néznétek meg, arra a próbaidőszak való.