A szám, ami egy kolléga telefonjában van
Az ügyfél kapcsolattartóját egy ember ismeri. Amikor ő szabadságon van, a többiek régi
levelek között keresik az elérhetőséget, és közben az ügyfél vár.
Belső rendszer KKV-knak
Ügyfél- és partnerkezelés
Minden ügyfélnek egy adatlapja van, és azon ott a kapcsolattartó, a jegyzet, a fájl, a megkeresés és a nyitott hibajegy. Mielőtt felveszed a telefont, látod, ki az ügyfél, és mi történt vele eddig.
Mit old meg valójában?
A visszahívás, aminek nem volt dátuma
Megígéred az ügyfélnek, hogy két hét múlva jelentkezel. Két hét múlva azonban semmi
nem emlékeztet rá, mert az egész azon múlt, hogy valakinek eszébe jut-e. Az ügyfél
viszont emlékszik az ígéretre.
Az előzmény, ami három helyen van
Az ügyfél előzménye egy levelezésben, egy csoportos üzenetváltásban és egy megosztott
mappában van szétszórva. Amikor rákérdez valamire, valakinek mindhármat végig kell
olvasnia, mielőtt válaszolni tud.
Minden ügyfélnek saját központi adatlapja van
Az ügyfél adatlapja több egy címlistánál. Rajta van a kapcsolattartó, a csatolt fájl, a naptári esemény, a projekt és a hibajegy is. Semmit nem kell összeszedni, mert minden ahhoz az egy ügyfélhez tartozik.
Nem kell elengedned a megszokott táblázatokat
A meglévő ügyféllistádat egy mintatáblázat segítségével, előnézettel importálhatod, és
bármikor exportálhatod is. Így induláskor nem üres rendszer fogad, és ha később
váltanál, az adataidat magaddal viheted.
A cégadatot nem kell begépelni
Az adószám alapján az IntrApp a hivatalos nyilvántartásból tölti ki a cég nevét és
székhelyét. Uniós (közösségi) adószámnál az uniós ellenőrző rendszert kérdezi, magyar
adószámnál a NAV nyilvántartását. Cégnévre
is kereshetsz a nyilvános cégnyilvántartásokban. A már kitöltött mezőt jóváhagyás
nélkül nem írja felül, előbb megmutatja, mi változna.
Nyilvános és privát jegyzetek
Amit a kollégákkal megosztasz, azt az egész csapat látja, a személyes feljegyzéseidhez
viszont csak te férsz hozzá. Így nem kell a céges rendszer mellett külön jegyzetfüzetet
vezetned.
Egyszer rögzíted, mindenhol működik
Az ügyfél adatait elég egyszer felvinni, mert a feladatok, az események és a
hibajegyek mind ehhez az egy adatlaphoz kapcsolódnak. Semmit nem kell kétszer
begépelni, és az adatokat sem kell több helyen keresgélni.
A beérkező megkeresés nem egy továbbított e-mail, hanem önálló ügy
Minden megkeresés saját adatlapot kap, és a küldő partnerhez kapcsolódik. Az adatlapon szerepel a név, a becsült érték, a határidő, a felelős, az állapot és a forrás. Így nem azon múlik az ügy, ki olvasta el először a levelet. Ha a megkeresés a weboldalad űrlapjáról érkezik, az adatlapja magától létrejön.
A forrásokat ti nevezitek el
Nem kell előre megadott kategóriákból választanotok. Ha nálatok a személyes ajánlás, a
szakmai kiállítás és a visszatérő ügyfél a három fő csatorna, akkor ezt a hármat
rögzítitek. Fél év múlva látni fogjátok, melyik forrás hozott valódi bevételt.
Állapotok a ti értékesítési folyamatotok szerint
Az állapotokat ti határozzátok meg, saját elnevezéssel és színnel. A listára nézve egy
pillantás alatt látszik, hogy egy megkeresésnél ti következtek, vagy az ügyfél
válaszára vártok.
Minden egyeztetés le van írva
Legyen szó e-mailről, hívásról vagy személyes találkozóról, mindegyiknél látod, mi
történt, mi a következő teendő, és mikorra van kitűzve. A ráfordított időt is itt
rögzítheted, mert az ajánlatadás és az egyeztetés is munkaidő.
A csatolt fájlok mindig az ügyhöz tartoznak
A beérkező dokumentumok és ajánlatkérések a megkeresés mellé kerülnek, így nem vesznek
el valakinek a postafiókjában. Ha hónapokkal később vissza kell keresni egy műszaki
leírást, nem kell a kollégákat kérdezgetni.
A „jelentkezünk” egy konkrét határidő, nem csak egy ígéret
Az utókövetés önálló teendő, tehát látszik, mikor, kivel és miről kell egyeztetni, és ki a felelős érte. Nem valakinek a saját naptárában áll, hanem az ügyfél adatlapján, ahol az egész csapat látja.
Minden következő lépésnek van felelőse
Nem a véletlenen múlik, hogy eszébe jut-e valakinek a megkeresés. Minden teendőhöz
dátum és felelős tartozik, így ha valaki kiesik a munkából, a helyettesítő kolléga
azonnal átlátja, mi a dolga.
Az ügyfélre szánt idő mérhető, nem csak érzés
A visszahívás, az egyeztetés és a helyszíni találkozó idejét is rögzítheted. A hónap
végén így nemcsak az az érzésed lesz, hogy sok munka ment el egy ügyfélre, hanem
látod, mennyi.
Az előzmények mindig kéznél vannak
Hónapok múlva is visszanézheted, hányszor egyeztettetek, és mi hangzott el utoljára. A
sokadik hívásnál így nem kell elölről kezdeni, onnan folytathatjátok, ahol
abbahagytátok.
A kapcsolati adatok ne egyetlen ember telefonjában legyenek
Az ügyfél kapcsolattartói az ügyfél adatlapján szerepelnek, a feladatkörükkel együtt. Aki a szakmai kérdésekben dönt, és aki a szerződést aláírja, ritkán ugyanaz az ember.
Töredékből is megtalálod
Nem kell fejből tudnod a pontos cégnevet, és a nevet sem kell hibátlanul beírnod. A
kereséshez elég a név, az e-mail-cím vagy a telefonszám egy része.
Te döntöd el, ki látja
A jogosultságokkal te határozod meg, melyik kolléga vagy külsős partner látja az
elérhetőségeket. Aki csak egyetlen projekten dolgozik a cégednek, az nem látja a
teljes partnerkörödet.
Egyértelmű szerepkörök a nevek mellett
A telefonszám és a cím mellett az is látszik, ki miről dönt. Egy új kolléga így egyedül
is el tud intézni egy ügyet, és nem kell minden lépésnél megkérdeznie valakit, kit
keressen.
Minden bejelentésnek pontos útja van a megoldásig
Az ügyfél minden bejelentése, legyen az hibajelzés vagy kérdés, külön hibajegyet kap. A hibajegyen szerepel az állapot, a típus, a prioritás, a felelős és az illetékes részleg, így a beérkezéstől a lezárásig látszik, hol tart az ügy. A jegy a partnerhez kapcsolódik, ezért az ügyfél adatlapján minden nyitott ügye látható.
Automatikus hibajegy e-mailből
A beérkező levelekből az IntrApp magától hibajegyet készít, a csatolt dokumentumokkal
együtt. Így az ügyintézés nem azon múlik, hogy valaki észreveszi-e a levelet, és
továbbítja-e a megfelelő kollégának.
Védett belső jegyzetek
A jegyekhez írt belső megjegyzések teljesen elkülönülnek az ügyfélnek küldött
üzenetektől. A saját vagy a csapatnak szóló szakmai megjegyzés így nem kerülhet bele
véletlenül az ügyfélnek küldött válaszba.
A bejelentésből egy kattintással feladat lesz
A megoldásra váró ügyből egy kattintással feladat lesz a kanban táblán, vagyis az
oszlopokba rendezett feladattáblán. A bejelentés és a feladat között megmarad a
kapcsolat, így aki dolgozik rajta, az eredeti bejelentést látja, nem valakinek az
összefoglalóját.
Részleg és típus már érkezéskor
Az e-mailből érkező jegy rögtön megkapja az alapértelmezett részleget, típust,
prioritást és felelőst, a feladót pedig az IntrApp az e-mail-címe alapján a partnerhez
köti. Ha a jegy máshová tartozik, átsorolod, de nem kell reggelente egy közös
postafiókból szétválogatnod a leveleket.
Nem öt külön lista, hanem egyetlen működő rendszer
Több különálló előfizetés még nem alkot rendszert, mert a programok nem látják egymás adatait. Az IntrApp alábbi részei attól működnek együtt, hogy mindegyik ugyanahhoz az ügyfélhez kapcsolódik.
Az érdeklődőből megrendelő lesz, a teljes előzmény megmarad
Amikor a megkeresésből megrendelés lesz, nem kell új adatlapot nyitnod. Az adatlap és a
korábbi egyeztetések megmaradnak, és megjelennek mellettük a hozzá tartozó projektek.
A nyitott ügyek azonnal láthatók az ügyfél adatlapján
Nem kell a kollégáktól megkérdezned, hol tart az ügy. Az ügyfél adatlapján már
tárcsázás előtt látod a nyitott hibajegyet, a legutóbbi egyeztetést és a következő
időpontot.
A ráfordított munkaidő a valós helyére kerül
Az utókövetésre és a hibajegyekre rögzített munkaórák ugyanabban a kimutatásban
szerepelnek, mint a projektfeladatok órái. Így még év közben kiderül, melyik ügyfél
viszi el a legtöbb munkaidőt a tőle származó bevételhez képest.
A felelősség nem jelent láthatósági korlátot
Az IntrAppban a szerepkörök határozzák meg, ki mihez fér hozzá, és ezt érdemes már az elején tisztázni:
- Alapból három beépített szerepkör van, és sajátot is létrehozhattok. A jogosultság területenként érvényes, tehát aki hozzáférést kap az ügyfélkezeléshez, a teljes ügyfélkört látja, nem csak a saját kapcsolatait.
- A megkereséshez és az ügyfélhez rendelt felelős azt jelöli, kinek a feladata az ügy, és nem korlátozza, ki láthatja. Bárki rászűrhet a saját ügyeire, de az IntrApp nem rejti el az adatokat a csapat többi tagja elől.
- Egy 3-50 fős cégnél ez általában így jó, mert a gyakoribb baj nem az, hogy valaki túl sokat lát, hanem az, hogy szabadság alatt senki nem fér hozzá ahhoz, amit egy ember vitt.
- Ha kifejezetten arra van szükségetek, hogy az értékesítők csak a saját ügyfeleiket láthassák, az IntrApp erre ma nem alkalmas. Ezt inkább most mondjuk meg, mint hónapokkal később.
Mit látsz a képernyőn, még mielőtt tárcsáznál?
A kellemetlen ügyfélbeszélgetések többsége abból fakad, hogy az egyik fél emlékszik a részletekre, a másik pedig nem. Az alábbi adatok mind ott vannak az ügyfél adatlapján, mielőtt felveszed a telefont.
Mikor egyeztettetek legutóbb, és mi volt a téma
Látod az utolsó hívás, találkozó vagy e-mail dátumát, és azt is, miben állapodtatok
meg. Így nem azzal kell kezdened a hívást, hogy megkérdezed, hol maradtatok abba
legutóbb.
Nyitott ügyek és bejelentések
Ha az ügyfél korábban jelzett egy problémát, ami még megoldásra vár, azt jobb már az
első mondat előtt tudnod. A nyitott hibajegy az ügyfél adatlapján is megjelenik, nem
csak annál a kollégánál, aki intézi.
Mennyi óra ment el rá eddig
Az ügyfélre rögzített munkaidő összesítve látszik az adatlapon. Egy árvitába vagy egy
szerződéshosszabbításba másképp mész bele, ha megérzés helyett szám van a kezedben.
Amit ilyenkor a legtöbben megkérdeznek
Ezeket a kérdéseket nem mi találtuk ki, hanem a leendő ügyfeleinktől kapjuk a leggyakrabban. Egyik válaszunk sem az, hogy majd idővel megszokjátok.
Fejben tartjuk az ügyfeleinket
Néhány tucat partnerig ez valóban működik, és éppen ez a veszélye. Mindig az az ügyfél
kerül ki a figyelemből, akivel hónapok óta nem egyeztettetek, pedig legtöbbször éppen
tőle lehetne a legkevesebb energiával új megrendelést kapni.
A kollégák úgysem fogják használni
Ez gyakori és jogos félelem. Ezért van az IntrAppban kézikönyv és beépített
körbevezető, így aki elakad, ott kap választ, ahol elakadt. Hetekig tartó betanításra
nincs szükség.
Mi lesz a meglévő adatainkkal?
A jelenlegi ügyféllistátokat egy lépésben importálhatjátok, így az első napon nem üres
rendszer fogad. Az adatokat ugyanilyen egyszerűen exportálhatjátok is.
Mennyi idő, mire élesben működik?
Az automata telepítés körülbelül fél óra, utána már dolgozhattok benne. Nincs
elhúzódó bevezetési projekt, és nincs rejtett tanácsadói napidíj. Ha elakadtok, a
szakértői csapatunk szívesen segít.
Amit soha senki nem nyit meg
Az értékesítésre kihegyezett rendszerek rengeteg beállítást kínálnak, de a mélységük nagy részét a felhasználók nagy része nem érti és nem használja. Ezért mi nem egyetlen területet akartunk a végletekig vinni, hanem azt, hogy a cég működése egyben maradjon. Az IntrApp nem CRM, vagyis nem kifejezetten értékesítési program, és nem ERP, vagyis nem vállalatirányítási rendszer, hanem a cég működésének alapja. Ha kizárólag CRM-et keresel, találsz nálunk mélyebbet, és ez így van rendjén.
Amit nem találsz meg a rendszerben
Az IntrAppban nincs kampánykezelés, nincs az érdeklődők pontozásos rangsorolása, és
nincs értékesítési előrejelzés. Ha a működésetek kifejezetten ezekre épül, jobban
jártok egy célszoftverrel, és ezt jobb most tisztázni, mint hónapokkal később.
Kérd, és lehet, hogy nem kell fizetned érte
Ha hiányzik egy funkció, írd meg nekünk. Ha az ügyfélkörünk nagyjából háromnegyede is
használná, ingyen megcsináljuk, és minden ügyfelünk megkapja. Hogy egy kérés ebbe a
körbe tartozik-e, azt mi döntjük el, mert mi látjuk a teljes ügyfélkört. Szállítási
dátumot nem ígérünk, azt viszont igen, hogy a kérés bekerül a fejlesztésbe. A csak
rátok jellemző igényt egyedi fejlesztésként, külön díjért készítjük el, és a közös
frissítéseket ekkor is megkapjátok. A részleteket az
egyedi fejlesztés oldalon foglaltuk össze.
Bonyolult betanítás nélkül
A beépített kézikönyv és a körbevezető minden lépésnél eligazít. Az automata telepítés
körülbelül fél óra, és nincs kötelező bevezetési költség. Ha kéritek, a szakértői
csapatunk is segít az indulásban.
Nézz bele a rendszerbe
A demóban regisztráció és bankkártya nélkül nézheted meg a teljes rendszert minta ügyfelekkel, projektekkel és dokumentumokkal, és mivel éjjelente visszaáll, nem tudsz benne elrontani semmit. A saját ügyfeleiddel és projektjeiddel a próbaidőszak alatt próbálhatod ki.
- Regisztráció nélkül
- Bankkártya nélkül
- Teljes funkcionalitás
Szeretnéd látni, hogyan működne nálatok? Visszahívunk, és megbeszéljük.