Miért nőnek túl a KKV-k az Excelen?

Minden kkv Excelben kezdi. Ügyféllista, projektlista, árajánlatok, követések.

Egy táblázat sorokból és oszlopokból áll, és egy sor azt írja le, ami most áll benne. Nem azt, ami tegnap állt benne, és nem azt, hogy ki írta át. Ebből az egy tulajdonságából következik szinte minden határa.

Ami maradjon táblázatban

A táblázat nem rossz eszköz. Pontos eszköz egy szűk feladatra: számolásra.

Ha van egy árkalkulációd, ami húsz sorból kiszámol egy végösszeget, azt ne vidd sehova. Ugyanez igaz minden egyszeri listára: egy rendezvény résztvevői, egy leltár, egy eseti összehasonlítás két beszállító között. Amit egyszer töltesz ki, egyszer használsz, és nem kell hozzá más, az táblázatban van a legjobb helyen, és ott is marad.

A baj nem a táblázattal van, hanem azzal, hogy amit számolásra találtak ki, azt sok cégnél nyilvántartásnak használják. A nyilvántartástól viszont négy dolgot várunk el: hogy egyszerre többen írhassák, hogy magától is történjen benne valami, hogy ne lásson mindenki mindent, és hogy visszamenőleg lehessen kérdezni tőle. A táblázat egyiket sem tudja, és nem is ígérte.

1. Az Excel nem rendszer

Valaki név szerint akarja rendezni az ügyféllistát. Kijelöli a névoszlopot, és rendez. Csak azt az egy oszlopot. A nevek átrendeződnek, a mellettük álló telefonszámok és összegek maradnak a helyükön, tehát mostantól minden sorban két különböző ügyfél adata áll egymás mellett. Hibaüzenet nincs, a fájl változatlanul rendezettnek látszik, sőt rendezettebbnek, mint volt.

Ez hetekig nem derül ki. Akkor derül ki, amikor valakit rossz számon hívtok fel, vagy amikor egy ügyfél rákérdez egy összegre, amit soha nem kapott.

Ugyanez kisebben minden nap megtörténik. Beszúrsz egy sort a lista aljára, a fenti összegzés viszont nem veszi bele, mert a képlet tartománya ott maradt, ahol volt. A szám ott áll, jól olvasható, és rossz.

A közös pont mindkettőben az, hogy a fájl nem tudja megmondani, ki csinálta és mikor. Ezért kezd el mindenki a saját másolatában dolgozni, dátummal a fájlnév végén, és két hét múlva három fájl van, mindegyikben van olyan sor, ami a másikban nincs.

Nem az az idő megy el ilyenkor, amit a javítás visz el. Az megy el, hogy ezután minden számnál oda kell nézni, jó helyről van-e. Az órák még kigazdálkodhatók. A bizalom, amit a saját adataitokban veszítetek el, nem.

2. Nincs automatizálás

Táblázatban minden azért történik meg, mert valaki megcsinálta. A státusz nem frissül magától, a riport nem áll össze, az emlékeztető nem megy ki.

Hétfő reggelenként valaki fél órát tölt azzal, hogy három fájlból összemásol egy listát a heti megbeszélésre. Ez a fél óra soha nem lesz kevesebb, mert nem tanul semmiből, és ahogy nő a cég, nőni fog.

A fél óra még nem a legdrágább része. Az az, hogy a lista mindig pontosan annyira friss, amennyire annak az egy embernek a hétfő reggele. Ha beteg, nincs lista, és a megbeszélés arról szól, hogy ki mire emlékszik.

3. Nincs jogosultsági struktúra

Egy táblázatot egészben lehet megosztani, vagy sehogy. Aki lát benne egy sort, az látja az összeset.

Az ügyféllistában ott vannak a megjegyzések, és egy oszlopban az a kedvezmény, amit egy adott ügyfél kapott. Egy új kollégának kellene két ügyfél elérhetősége. Vagy megkapja az egészet, vagy valaki kimásol neki két sort egy másik fájlba. A második a gyakoribb, mert kényelmesebb, és onnantól két fájl van.

A jogosultság hiánya ezért nem biztonsági kérdésként jelenik meg a hétköznapokban, hanem másolatokként. Minden szűkítés egy új fájl, és minden új fájl egy hely, ahol a szám elavul.

4. Amit nem tudsz megkérdezni egy táblázattól

A táblázat megmutatja, mi áll benne. Nem mutatja meg, mi állt benne korábban, és nem tudja, mikor változott.

Ezért nem lehet megkérdezni tőle, hogy melyik ügyfélnél nem történt semmi hatvan napja. Azt sem, hogy egy ajánlat mennyi ideig állt kiküldés előtt. Azt sem, hogy ki döntött arról, hogy ennek az ügyfélnek más ár jár, és mikor.

A válasz ezekre a kérdésekre nálatok is megvan, csak nem a fájlban: megkérdezitek azt, aki emlékszik. Ez működik is, amíg az az ember ott van, és amíg tényleg emlékszik.

Ez a határ nem méret kérdése. Egy háromfős cég ugyanúgy beleütközik, amint visszamenőleg akar tudni valamit. Nem attól nő ki valaki a táblázatból, hogy sokan lettek, hanem attól, hogy elkezdi visszafelé is használni.

Mit vigyél át először

Nem az egészet. A leggyakoribb hiba az, hogy valaki egyszerre akarja kiváltani az összes táblázatát, hat hétig tart, és a végén visszaáll a régi.

Először azt vidd át, amibe egynél többen írnak. Az a legdrágább fájl, mert ott jelenik meg a felülírás és a másolatszaporodás, tehát ott a legnagyobb a nyereség is.

Másodszor azt, amiről visszamenőleg akarsz kérdezni. Jellemzően ez az ügyfelek és az ügyek nyilvántartása, mert itt számít, mi történt korábban.

A többi maradjon. A kalkulációk, a leltár, az eseti listák jó helyen vannak ott, ahol vannak, és nem baj, ha örökre ott is maradnak. Ha ezt a sorrendet tartod, két hét múlva már látod, megérte-e, mert a legdrágább fájllal kezdted, nem a legkönnyebbel.

Miért jó átmenet az IntrApp?

Aki táblázatból lép tovább, gyakran olyan eszközbe lép, ami egyetlen területen nagyon mély. A célszoftverek valóban mélyek, csak ennek a mélységnek a nagy részét a felhasználók nagy része nem érti és nem használja. A táblázat után tehát nem a mélység a következő lépés, hanem a szélesség és az érthetőség.

Az IntrApp nem egy újabb program a sor végére, hanem az alap, amin a cég fut: nem CRM és nem ERP.

A táblázat után a leggyakoribb félelem a betanulás. Ezért van kézikönyv és beépített körbevezető: ha valamit nem értesz, az app elmondja. Elindulni sem kellünk hozzá, az automata telepítés körülbelül harminc perc, és nem számlázunk bevezetést vagy oktatást.

Ez a cikk egy eszköz határairól szólt. Hogy eszköztől függetlenül miből látod, hogy a céged kinőtte a mostani működését, arról külön cikkben írtunk.

Kipróbálom a demót