Túl sok alkalmazás, túl sok káosz: miért nem működik hosszú távon?

Van egy próba, ami fél perc alatt eldönti, rendszerben dolgoztok-e vagy eszközökkel.

Vegyél egy ügyfelet, aki tavaly elköltözött, és írd át a címét ott, ahol az ügyfeleket vezetitek. Utána számold meg, hány másik helyen kell ugyanezt még egyszer megcsinálni, hogy sehol ne maradjon a régi cím.

Ha a válasz nulla, ez a cikk nem neked szól. Ha három, akkor a következő szállítólevélen az a cím fog állni, amelyiket éppen nem írtátok át, és nem azért, mert valaki figyelmetlen volt.

Mitől lesz valami rendszer

Rendszernek azt hívjuk, aminek a részei tudnak egymásról. Ha az egyik helyen megváltozik valami, a másik helyen megváltozik az is, ami ebből következik. Nem kell hozzá senki.

Egy eszközkészletnél ez nem történik meg. Attól, hogy egymás után nyitjátok meg őket, még nincs köztük kapcsolat, csak sorrend. A cím átírása nem terjed sehova, mert nincs, amin terjedjen.

Innen nézve az „öt vagy tizenöt alkalmazás" kérdés érdektelen. Egy háromeszközös cég ugyanott van, mint egy tízeszközös, ha a három között ugyanúgy nincs átjárás. A darabszám nem mond semmit, a próba viszont igen.

Ahol ez nem kérdés

Van, ahol a próba eredménye nem számít.

Ha ketten dolgoztok, és mindketten fejből tudjátok, mi hol van, akkor a fejetek jó tárolóhely. Nincs mit összekötni, mert nincs átadás. Ha havonta három megrendelés fut át a cégen, akkor a három között sincs mit összekötni: mindegyik elfér egyben, az első hívástól az utolsó szállításig.

Kifejezetten rossz ötlet rendszert bevezetni azért, mert több programot használtok. Az önmagában nem indok, és a bevezetés annyiba kerül, amennyibe.

A fordulópont ott van, ahol a munka átmegy egyik kézből a másikba. Amíg ugyanaz az ember viszi végig, addig a fejében összeáll. Amint ketten csinálják, az összerendelést valahol le kell írni, és onnantól dől el, hogy ez a valahol egy hely-e vagy négy.

Ugyanaz a név, négy különböző dolog

Ha a próbán hármat számoltál, annak az az oka, hogy az „ügyfél” szó a négy helyen négy különböző dolgot jelent.

A projektkezelőben az ügyfél egy név a projekt fejlécében. Az ügyfélnyilvántartásban egy cég, adószámmal, két kapcsolattartóval, egy telephellyel. A közös meghajtón egy mappa neve, amit két éve valaki így írt le, és azóta mindenki így írja. A telefonos csoportban egy becenév, mert ott gyorsan kell írni.

Négy helyen négy különböző dolog viseli ugyanazt a nevet. Nincs köztük közös azonosító, csak annyi, hogy egy ember fejében ugyanaz. Ő tudja, hogy a „Kovács-projekt", a „Kovács és Társa Kft." és a „kovacs_2024" mappa egy ügyfél. Nem a szoftverek kapcsolódnak: ő kapcsolja őket.

Ugyanez igaz a feladatra, a határidőre, a dokumentumra. Mindegyiknek van egy változata minden eszközben, a változatok között pedig nem áll semmi.

A kapocs egy kolléga

Amikor valaki átvezeti ugyanazt az adatot a második helyre is, mert ott is látszania kell, azt hiszi, hogy adminisztrál. Valójában ő az összekötés a két rendszer között. Nem segédmunka, hanem tartószerkezet.

Ez a szerep sehol nincs leírva, senki nem kapta feladatként, és pont ezért nem lehet átadni sem. Amikor az illető szabadságra megy, nem egy feladat áll meg. A két hely közötti egyezés kezd lassan elcsúszni, és két hét múlva már nem lehet megmondani, melyik a jó lista.

Erre is van egy fél perces próba: kérdezz meg két kollégát, hol van az igazi ügyféllista. Ha két választ kapsz, az nem figyelmetlenség. Tényleg két lista van, és mind a kettő majdnem jó.

Amit nem lehet megkérdezni

A széttagolt működés nem attól rossz, hogy nehéz benne dolgozni. Attól, hogy vannak kérdések, amiket fel sem lehet tenni.

Melyik ügyféllel megy el több idő, mint amennyit hoz. Melyik munkatípusnál csúszunk rendszeresen. Kinél áll most a legtöbb félbehagyott ügy. Ezekre nem azért nincs válasz, mert hiányzik az adat. Megvan mind, csak két helyen, két néven, és a kettő közé nem lehet egyenlőségjelet tenni gépileg.

Nem egy rossz szám lesz belőle valamelyik kimutatásban. Az lesz belőle, hogy a döntés megérzésre születik, és utólag senki nem tudja megmondani, mi alapján döntött.

Ennek van pénzben mérhető része is, az előfizetésektől a kettős adatrögzítésen át az átállás áráig, arról külön cikkben írtunk. Van napi, időben mérhető része is, arról itt olvasol. Ha pedig a programok egy részét házon belül rakta össze valaki, az megint más történet.

Egy ügyfélből egy van

Ezért készült az IntrApp. Nem egy újabb program a sor végére: az az alap, amin a cég fut. Az IntrApp nem CRM és nem ERP. Egy ügyfélből egy van, egy feladatból egy van, és amit az egyik helyen átírsz, az mindenhol az lesz.

A célszoftverekkel közben semmi baj. Mindegyik jó abban, amire készült, csak mélyebb annál, mint amennyit egy kisebb cég elővesz belőle, és ezt a többletet a felhasználók nagy része nem érti és nem használja. A próbán viszont nem az látszik, melyik eszköz mennyit tud. Az látszik, hány helyen kell ugyanazt tudni.

Az IntrApp ezért azt fedi le, amit egy kkv nap mint nap csinál, túlbonyolítás nélkül. Ha egy területen a létező legmélyebb eszközt keresed, találsz nálunk jobbat, és ez így van rendjén. Ez nem hiányosság, hanem döntés.

A próbát viszont érdemes elvégezni akkor is, ha semmit nem akarsz változtatni. A szám, amit kapsz, megmondja, hány helyen kell hibátlannak lennie mindenkinek ahhoz, hogy a következő szállítólevél jó legyen.

Kipróbálom a demót