Mennyibe kerül valójában több külön szoftver használata egy KKV-nak?

Kérdezd meg a könyvelést, mennyit költ a cég szoftverre egy hónapban. A válasz nem azért marad el, mert titok, hanem mert nincs a könyvelésben egy ilyen sor.

Van helyette öt-hat kártyás terhelés, más-más napon. Egy közülük éves, tavaly márciusban jött, és jövő márciusig senki nem gondol rá. Egy másik még mindig egy volt kolléga nevén fut, a céges kártyáról. Külön-külön mindegyik apró tétel, ezért soha nem kerül elő, hogy összesen mennyi.

Négy tételből áll össze az összeg, és a második az, amelyik a legtöbb cégnél a legnagyobb. Hogy miért nem alkot rendszert több program együtt, azt külön cikkben vettük végig; itt az árcédula következik.

Az előfizetések nem összeadódnak, hanem szorzódnak

A legtöbb üzleti szoftver fejenként árazódik. Ez egyetlen program esetén észszerű. Ötnél viszont azt jelenti, hogy egy új kolléga belépése öt helyen jelent új díjat, nem egy helyen.

A raktáros napi szinten két dolgot csinál: megnézi, mi jön, és lezárja, ami kiment. Ehhez mégis meg kell venni rá a teljes hozzáférést, mert olcsóbb csomag nincs. Ugyanez igaz a bejárós könyvelőre és a részmunkaidős kollégára is.

Van egy másik lépcső, ami még ennél is drágább: az egyetlen funkció, ami csak a magasabb csomagban van benne. Kellene a jogosultságkezelés, mert nem szeretnétek, hogy mindenki lásson mindent. A jogosultságkezelés a következő szinten van, a következő szintet pedig nem egy emberre kell megvenni, hanem az egész csapatra.

Ebből az következik, hogy a szoftverköltség nem a bevétellel nő, hanem a létszámmal, és nem folyamatosan, hanem lépcsőkben. A lépcsőt mindig akkor veszitek észre, amikor már rajta álltok.

A kettős adatrögzítés bérköltség

Az új megrendelés adatai bekerülnek a projektkezelőbe, mert ott dolgozik a csapat. Bekerülnek az ügyfélnyilvántartásba is, mert az értékesítésnek ott kell látnia. Bekerülnek a táblázatba is, amiből a havi kimutatás készül, mert a kimutatás abból készül.

Ugyanaz az adat, háromszor begépelve, mindannyiszor egy ember munkaidejéből. Ez nem az a fajta költség, ami számlán érkezik, ezért nem is szerepel sehol. Attól még bér, csak nem így hívjátok.

A drágább része nem a begépelés, hanem a javítás. Amikor a három hely közül az egyikben más szám áll, valakinek először észre kell vennie, aztán ki kell derítenie, melyik a jó, végül át kell írnia a másik kettőt. Ha az ügyfél veszi észre előbb, akkor ehhez még hozzájön egy telefon, amiben magyarázkodni kell.

Az ilyen tételek külön-külön percekben mérhetők. Ha egyszer összeadnátok, valószínűleg kiderülne, hogy van a cégben egy adag adminisztráció, amit senki nem döntött el, hogy legyen, és mégis minden hónapban elvégzitek.

Amiért fizettek, de nem használjátok

Minden cégnél van legalább egy előfizetés, ami azért fut, mert két éve valaki elkezdte, és lemondani macerásabb lett volna, mint hagyni.

Van, amit egy projekt idejére vettetek, és a projekt rég lezárult. Van, amiből egyetlen dolgot használtok, mondjuk az űrlapot, a többiért viszont ugyanúgy fizettek. Van, ami egy távozott kolléga fiókjában él, és azért nem mondja le senki, mert ott van benne két év levelezése.

Ez az utolsó a legdrágább, mert nem a havidíj a tétel. Aki lemondja, elveszíti az adatot, tehát senki nem mondja le. Az előfizetés innentől nem szoftver, hanem tárhelybérlet, amiért azért fizettek, hogy ne kelljen dönteni.

Az átállás ára is valódi

Egy váltás pénzbe és időbe kerül. Ki kell menteni az adatot onnan, ahol most van. Rendbe kell tenni, mert az exportból derül ki, hogy ugyanaz az ügyfél háromszor szerepel, kicsit másképp írva. Van egy időszak, amikor mindkét helyen vezetitek ugyanazt, mert még nem meritek elengedni a régit. Utána jön néhány hét, amikor mindenki lassabban dolgozik, mert gondolkodnia kell azon, amit eddig fejből csinált.

Ezért maradnak a cégek a mostani működésnél, és ez nem lustaság. A váltásnak látható ára van, a maradásnak nincs. A maradás ára ugyanúgy megvan, csak percekben és javításokban fizetitek, nem egy tételben.

A döntés tehát nem az, hogy fizessetek-e. Az, hogy melyik költséget vállaljátok tudatosan.

Amikor viszont nem éri meg váltani

Ha ketten dolgoztok, két előfizetés fut, és a kettő együtt sem tesz ki komoly összeget, akkor a váltás többe kerülne, mint amennyit megspórolna. Ne csináljátok.

Ha van egy szakmai szoftveretek, ami egyetlen területen nagyon mély, és tényleg használjátok azt a mélységet, akkor annak ott a helye. A tervezőprogramot nem kell kiváltani, mert nem az a baj vele.

A váltás akkor kezd megérni, amikor a költség nagyobbik része már nem az előfizetésekben van, hanem abban, amit havonta újra kézzel meg kell csinálni. Ha három hónapja ugyanazt a listát állítod össze ugyanabból a két helyről, akkor megvan a válasz.

Amit mi csinálunk másképp

Az IntrApp fejenként árazódik, tehát egy új kolléga nem jelenti azt, hogy dupla akkora csomagot kell venni. Egy háromfős cégnek nagyjából egy ebéd ára havonta. A tárhely benne van, és nagyobb létszámnál mennyiségi kedvezmény jár.

Kockázat sincs benne: ingyen kipróbálod, és ha nem válik be, lemondod, ahogy egy streaming-előfizetést. Nincs felmondási idő, és nem számlázunk bevezetést vagy oktatást sem, mert nem kellünk hozzá: az automata telepítés körülbelül harminc perc, és egyedül is el lehet indulni.

Ha valamit hiányolsz belőle, az nem zsákutca. Kérhetsz funkciót, és ha az ügyfélkör nagyjából háromnegyede is használná, ingyen megcsináljuk, és mindenki megkapja. Azt, hogy melyik kérés ilyen, mi ítéljük meg, mert mi látjuk az egész ügyfélkört.

Az IntrApp azt fedi le, amit egy kkv nap mint nap csinál, túlbonyolítás nélkül. Ha egy területen a létező legmélyebb eszközt keresed, találsz nálunk jobbat, és ez így van rendjén. Ez nem hiányosság, hanem döntés.

A könyvelés kérdésére egyébként attól még nem lesz jobb válasz, hogy elhalasztod. Attól lesz, hogy egyszer összeadod.

Kipróbálom a demót