Amikor a rendszert az irodában tervezik, de a csapat fele a terepen van

A kinti csapat áll az udvaron, és nézi az új szoftvert a telefonján. Az irodában tegnap eldöntöttétek, hogy mostantól minden anyagkiadást, címet és munkaórát ezen a felületen rögzítetek, mert a régi módszer már tarthatatlan volt. A képernyőn apró betűk, hosszú űrlapok és kötelezően kitöltendő mezők sora várja a kollégákat. A raktáros munkáskesztyűben próbál rábökni a harmadik legördülő menüre, a sofőr pedig a kora reggeli napsütésben hunyorogva próbálja megtalálni a mentés gombot a kijelző sarkában.

Néhány perc próbálkozás után valaki megnyomja a vissza gombot a telefonján. Elővesz egy tollat, felírja az adatokat a szállítólevél hátuljára, és elindul a teherautó felé. Ezzel a mozdulattal a bevezetés véget is ért a terepen, bár ti bent az irodában ezt ezen a reggelen még nem tudjátok. A rendszert papíron átadtátok, de a használata már az első napon megrekedt.

Az irodai monitor becsapja a rendszer tervezőjét

Amikor egy szoftvert választasz, azt jellemzően egy huszonnégy colos monitor előtt teszed, egérrel a kezedben. Kényelmesen ülsz az asztalodnál, van időd végignézni a menüpontokat, és egyetlen pillantással átlátod a teljes felületet. Ebben a nyugodt, benti környezetben logikusnak tűnik, hogy a munkafolyamat minden apró részletét rögzíteni kell. Kialakítasz egy folyamatot, amelyben a feladat felvétele, a státuszok aprólékos állítása és a megjegyzések írása szigorú rendben követi egymást.

A terepen viszont senki nem ül monitor előtt. A szerelő egy létrán állva próbálja leigazolni az elvégzett munkát, a raktáros egy targoncán ülve ellenőrzi a készletet, az értékesítő pedig két megbeszélés között, a kocsiban próbálja frissíteni a partner adatlapját. Nekik a telefonjuk az egyetlen eszközük a külvilág felé. Ha egy alkalmazás mély és túlzottan bonyolult, az a kinti környezetben nem segítséget, hanem azonnali akadályt jelent.

A célszoftverek rendkívül mélyek. Ez az a szoftveres irány, ami minden elképzelhető peremesetet kezelni akar egy adott szakterületen. A mélységük nagy részét azonban a felhasználók nagy része nem érti és nem is használja a mindennapokban. Egy kinti dolgozó nem fog tíz elemes legördülő menükkel küzdeni a telefonján esőben vagy zajban. Nem fog öt külön képernyőn keresztül lépkedni csak azért, hogy rögzítse egy egyszerű feladat végét. Amint a folyamat adminisztrációja bonyolultabbá válik, mint maga a fizikai munka, a munkatárs visszatér ahhoz az eszközhöz, ami sosem fagy le, és nem kér ennyi adatot. Felírja egy papírfecnire az elhasznált alkatrészeket, beteszi a zsebébe, és a nap végén leteszi az irodai asztalra, hogy diktálja le a tartalmát a benti kollégának.

A tizenkét oszlopos táblázat mobilon használhatatlan

Sok cég próbálja áthidalni ezt a problémát megosztott táblázatokkal, abban bízva, hogy az egyszerűbb lesz mindenki számára. A táblázat az irodában valóban tökéletes eszköz lehet bizonyos feladatokra. Oszlopokba rendezheted a határidőket, a felelősöket, a partner adatait és az elvégzett munka leírását, a nagy képernyőn pedig azonnal befogadod az egészet.

Amikor ezt a táblázatot valaki megnyitja egy okostelefonon, a helyzet radikálisan megváltozik. Az irodai monitorra méretezett táblázatok mobilon olvashatatlanok a folyamatos vízszintes görgetés miatt. A képernyőn egyszerre csak két oszlop látszik. A kinti embernek folyamatosan húznia kell a képernyőt jobbra és balra ahhoz, hogy lássa, mi a pontos feladat, és ki a felelős. Közben elveszíti a sort, nem tudja, melyik névhez melyik cím tartozik, és ha véletlenül rossz cellára bök, könnyen felülírja más adatát. A telefonos felületen egy rossz érintés azonnali módosítást jelent, amit kint a terepen nagyon nehéz visszavonni.

Az első néhány napban a csapat még próbálkozik a görgetéssel és a nagyítással, mert kértétek tőlük. Később azonban rájönnek, hogy ez aránytalanul sok időt vesz el a tényleges munkától. A harmadik héten már senki nem nyitja meg a táblázatot a helyszínen. Inkább felhívják az irodát, hogy valaki nézze meg nekik a címet vagy a cikkszámot a gép előtt, mert bentről az egérrel másodpercek alatt megvan az, ami kint percekig tartana. A kinti csapat hamar feladja a használatot, az iroda pedig információs pulttá válik a saját munkatársai számára.

Ha nehéz az adatbevitel, a WhatsApp veszi át az irányítást

Az emberek a munkájuk során mindig a legkisebb ellenállás felé haladnak. Ha a kijelölt szoftver használata lassú a helyszínen, a munkatársak azonnal keresnek egy olyan csatornát, ami gyors, és amit amúgy is egész nap használnak a magánéletükben. Létrejön egy csoport a csevegőprogramban, és a belső kommunikáció pillanatok alatt átterelődik oda. A munkatársak a legegyszerűbb utat választják, így beírják a feladat végét egy WhatsApp-csoportba, és onnantól lezártnak tekintik a saját részüket.

Innentől kezdve a hivatalos folyamat megszűnik létezni. A szerelő lefényképezi az elkészült munkát, bedobja a kép alá, hogy a feladat kész, és már megy is a következő címre. A raktáros beírja a csoportba, hogy három dobozzal kevesebb jött meg a beszállítótól, mint ami a papíron volt. Az üzenetek ömlesztve érkeznek egyetlen végtelenített folyamban. Nincs hozzájuk rendelve határidő, nincs rajtuk egyértelmű ügyfélnév, csak nyers információtöredékek követik egymást, amik folyamatosan tolják lefelé a korábbi üzeneteket a képernyőn.

A csevegőprogram látszólag megoldja a gyors kommunikációt a terep és az iroda között, de valójában teljesen megöli a visszakereshetőséget. Amikor egy hét múlva kiderül, hogy az egyik ügyfélnél hiányzik egy megbeszélt alkatrész, senki nem tudja megmondani, pontosan mikor és kivel beszélték ezt meg az udvaron. Valakinek vissza kell görgetnie több száz üzenetet, hogy megtalálja a megfelelő napot és a hozzá tartozó elfeledett félmondatot. A chatprogram nem rendszerezi az adatokat, csupán továbbítja azokat.

A dupla adminisztráció mindkét oldalt fárasztja

Mivel a kinti csapat lediktálja az adatokat a nap végén, vagy beírja őket a közös csoportba, az irodára hárul a dupla adminisztráció. A benti kolléga feladata lesz, hogy ebből az ömlesztett nyersanyagból értelmes, számlázható vagy feldolgozható adatot csináljon a hivatalos szoftverben. Az adminisztrátor reggel leül az asztalához, megnyitja a rendszert, leteszi maga mellé a telefonját a nyitott csevegéssel, és elkezdi átmásolni az üzeneteket.

Ez a cég legdrágább és legfeleslegesebb folyamata. Olyan munkát végeztek el kétszer, amit elég lett volna egyszer megcsinálni, ha a felület megfelelő. A kinti ember egyszer már rögzítette az adatot a maga módján, a benti pedig most újra begépeli a hivatalos helyre. Eközben elkerülhetetlenül hibák történnek. Elgépelések kerülnek a rendszerbe, fontos részletek maradnak ki a másolás során, vagy egy üzenet egyszerűen elveszik a rengeteg bejövő értesítés között.

A helyzet mindkét felet kimeríti, és feszültséget teremt a cégen belül. A kinti dolgozó úgy érzi, hogy az iroda feleslegesen zaklatja őt papírmunkával és utólagos kérdésekkel, hiszen ő már tegnap elküldte a képet a csoportba. A benti dolgozó pedig frusztrált, mert folyamatosan nyomoznia kell a hiányos adatok után, és olyasmit adminisztrál órákon át, amit a kollégája a helyszínen két másodperc alatt beírhatott volna egy normális felületen. A rendszer, amit azért vettetek, hogy rendet tegyen, valójában ellentétet szül a cég két fele között.

A működést oda kell vinni, ahol a munka ténylegesen zajlik

Egy szoftver akkor marad életben a mindennapokban, ha a használata nem jelent nagyobb erőfeszítést, mint az a probléma, amit megoldani hivatott. Tehát nem a mélység az igazi érték, hanem a szélesség és az érthetőség. Az IntrApp nem egy újabb program a sor végére, amit csak a benti monitorokon lehet kényelmesen használni. Ez a cég működésének alapja, és fontos tudni róla, hogy nem CRM és nem ERP. Arra terveztük, hogy összekösse az irodát azokkal a munkatársakkal, akik épp egy raktárban dolgoznak vagy úton vannak.

Ezért az IntrApp azt fedi le, amit egy kkv nap mint nap csinál, túlbonyolítás nélkül. A kinti ember csak azt a feladatot látja a telefonján, ami rá tartozik, és pontosan azt a gombot tudja megnyomni, ami a munka befejezéséhez kell. Ha egy területen a létező legmélyebb eszközt keresed, találsz nálunk jobbat, és ez így van rendjén. Ez nem hiányosság, hanem döntés. Pontosan azért nem építünk be minden létező funkciót, hogy a felület tisztán és gyorsan használható maradjon egy kisebb képernyőn is a terepen.

Ami mégis hiányzik a napi munkátokhoz, az nálunk nem zsákutca. Bármikor kérhetsz funkciót a csapattól. Ha a kért fejlesztést az ügyfélkör nagyjából háromnegyede szintén használná a mindennapokban, ingyen megcsináljuk, és bekerül a közös termékbe, így mindenki megkapja. A küszöb alatti rész, ami csak rátok jellemző iparági igény, saját ágon készül a testreszabás keretében, miközben a közös frissítések továbbra is érkeznek hozzátok. Az ingyenesség küszöbét mi ítéljük meg, mert mi látjuk át a teljes felhasználói bázis kéréseit. A munkamegosztás egyszerű. A szakmai tudás a tiéd, mert te ismered a saját piacod szabályait és buktatóit. A fejlesztés a miénk, mi pedig azt tudjuk, hogyan lesz ebből egy stabil, holnap is működő rendszer.

Az elindulás nem egy több hónapos, nehézkes folyamat. A bevezetéshez nem kellünk mi, egyedül is el lehet indulni a felületen. Körülbelül 30 perc az automata telepítés, és azonnal élesben vagy, a saját címeden. Nem számlázunk bevezetést vagy oktatást az induláskor. A rendszer használata intuitív, de ha valamit nem értesz, a beépített kézikönyv és a körbevezető lépésről lépésre elmondja, mit kell tenned. Ha mégis kértek segítséget, a szakértői csapatunk szívesen segít a folyamatok kialakításában, és ez teljes mértékben a ti döntésetek.

A technikai háttér miatt nem kell aggódnod. Minden ügyfelünk elkülönített környezetben és saját adatbázisban fut, tehát a másik ügyfél baja nem a te bajod. A rendszert folyamatosan felügyeljük, így előbb tudunk a hibáról, mint te, és a hiba jellemzően javítva van, mire észrevennéd a munkában. Minden változás automata teszteken megy át, mielőtt élesbe kerülne nálatok.

Az árazásunk teljesen kiszámítható a növekvő cégek számára is. Egy háromfős cégnek az előfizetés nagyjából egy ebéd ára havonta. Fejenkénti árazással dolgozunk, a szükséges tárhely benne van a csomagban, és ahogy növekszik a csapatotok, mennyiségi kedvezményt adunk. A kipróbálás kockázatmentes, mert ingyen kipróbálod, és ha nem jó a csapatnak, lemondod, mint egy streaming-előfizetést, mindenféle rejtett feltétel nélkül.

Zárd be a telefonon olvashatatlan megosztott táblázatokat, és vezesd ki a napi munkát a csevegőprogramokból, amíg nem késő. Indítsd el a próbaidőszakot, hívj meg két kollégát az irodából és kettőt a terepről, és nézzétek meg a gyakorlatban, hogyan megy át egy feladat az asztali gépről a kinti telefonra anélkül, hogy valakinek kétszer kellene gépelnie.

Elindítom az ingyenes próbaidőszakot