Hivatalos Számlázz.hu integráció: számlázz onnan, ahol a cég dolgozik

A hivatalos Számlázz.hu integráció mostantól elérhető az IntrApp-ban, és az IntrApp a Számlázz.hu partnerintegrációi között is szerepel. Ha a céged már a Számlázz.hu-ban állítja ki a számláit, a fiókodat egyetlen kulccsal összekötheted az IntrApp-pal. Onnantól a számlát ott indítod, ahol az ügyfél, az ajánlat és a projekt is van, a hiteles bizonylatot pedig a háttérben a Számlázz.hu állítja ki, ugyanúgy, ahogy eddig.

Az IntrApp nem egy újabb program a sor végére, hanem a cég működésének alapja. Nem önálló CRM-program és nem ERP. Az ügyfélkezelés, az ajánlatok, a projektek, a feladatok és a számlázás ugyanabban a rendszerben élnek, és ezért van értelme annak, hogy a számla is innen induljon.

Mit old meg az összekötés

Sok kkv-ban a számlázás egy külön böngészőfülön zajlik. Valaki kikeresi az ügyfél adatait, átmásolja a nevet, a címet és az adószámot, majd újra begépeli a tételeket, amelyek az ajánlatban már egyszer szerepeltek. Minden másolás egy újabb esély az elírásra, és egy elírt adószám vagy összeg miatt a számlát utólag helyesbíteni vagy sztornózni kell.

Az IntrApp-ban a számlát a Számlázás menüben hozod létre. A vevő az ügyfélnyilvántartásból jön, a tételeket a Katalógusból választod ki, ahol az egységár, az ÁFA-kulcs és az adójogi jogcím már egyszer be van állítva. A számla köthető az elfogadott ajánlathoz és a projekthez is, így később látszik, melyik munkát számláztad ki, és a kiállítás az ügyfél, az ajánlat és a projekt előzményei között is megjelenik.

Ki mit csinál a két rendszer között

Az IntrApp maga nem állít ki hiteles adóügyi számlát. Amikor egy számlát véglegesítesz, az IntrApp átküldi a bizonylat adatait a Számlázz.hu-nak, és a Számlázz.hu állítja ki a hiteles számlát, ő adja a számlaszámot, és ő végzi a NAV felé az adatszolgáltatást. A meglévő Számlázz.hu fiókodat tehát nem kell feladnod, és a korábbi számláid is ott maradnak, ahol eddig voltak.

A Számlázz.hu-n át számlát, díjbekérőt, előlegszámlát, sztornót és helyesbítő számlát állíthatsz ki. Előleg beszámításával készülő végszámla és nyugta ezen az úton nem készül. Ha valami nem megy, a rendszer már a kiállítás előtt jelzi, és megmondja, miért. Sikeres kiállítás után az IntrApp a számlát PDF-ben, e-mailben elküldi az ügyfélnek, a bizonylat nyelvén.

Így kötöd össze a fiókodat

Az összekötéshez egyetlen adat kell, a Számla Agent kulcs, amelyből a Számlázz.hu tudja, hogy a kérés a te fiókodból érkezik.

1. Lépj be a Számlázz.hu fiókodba, és a Vezérlőpulton, az Agent-kulcsok között hozz létre egy Számla Agent kulcsot.
2. Az IntrApp-ban nyisd meg a Számlázás / Számlázó szolgáltató oldalt, válaszd a Számlázz.hu-t, és illeszd be a kulcsot.
3. A számlaszám-előtagot csak akkor töltsd ki, ha a Számlázz.hu-ban több számlatömböt vezetsz, és egy meghatározott sorozatot szeretnél használni. Üresen hagyva a fiókod alapértelmezett számlatömbje adja a számot, és a legtöbb cégnek ez a helyes beállítás.
4. Mentés után nyomd meg a Kapcsolat tesztelése gombot.

A beállítást a Supervisor szerepkörű felhasználó végzi el, mert itt egy külső fiók hitelesítő adata tárolódik. A mentett kulcsot az IntrApp soha nem mutatja vissza, cseréhez egyszerűen az újat illeszted be.

A próbahívásból nem keletkezik bizonylat. A Számlázz.hu viszont továbbítja a NAV-hoz, így kiderül, hogy él-e a fiókod NAV-kapcsolata, és hogy a NAV érvényesnek ismeri-e el a céged adószámát. Ha nem, a Cégadatok oldalon javítsd az adószámot, mielőtt éles számlát állítasz ki. A díjbekérő ugyanabból a számlatömbből külön számsorozatban kap számot, így nem ékelődik a számlák közé.

A lépések képernyőnyi pontossággal a Számlázz.hu összekapcsolási útmutatóban is megvannak.

Mi történik a kiállítás után

A számlát piszkozatként kezded, és a véglegesítéskor megy át a Számlázz.hu-hoz. Addig nyugodtan átnézheted vagy javíthatod a tételeket, mert a piszkozat még nem bizonylat. Ha a kiállítás valamiért nem sikerül, a rendszer nem próbálkozik újra magától, mert egy ismétlés két jogi bizonylatot hozhatna létre. Ehelyett szól neked, és te döntesz a következő lépésről.

A kiállított számla végleges, senki nem írhatja át, a Supervisor szerepkörű felhasználó sem. Ha hiba csúszott bele, sztornóval vagy helyesbítő számlával javítod, és mindkettő az eredeti számlához kötve, önálló bizonylatként jön létre a Számlázz.hu-ban is.

A havidíjas ügyfeleknél az ismétlődő számlázás veszi le a terhet a válladról. Egy ügyfélhez és egy tételsorhoz beállítasz egy sablont, és a rendszer ebből havonta magától elkészíti a számlát. Kérheted, hogy azonnal ki is állítsa, vagy azt, hogy csak piszkozatként készítse el, ha kiküldés előtt még át szeretnéd nézni.

A kifizetést a számla adatlapján rögzíted, így látszik, ki mennyivel tartozik még. A könyvelődnek a kiállított számlákat fájlban adod át, magyar könyvelőprogramokhoz NAV XML formátumban, ahogy az ExPanda, a Forintsoft, a Hessyn és az RLB kéri.

Amíg nincs szolgáltató, vízjel jelzi

Amíg nem kapcsolsz hozzá számlázó szolgáltatót, a bizonylatokon „NEM HITELESÍTETT SZÁMLA” vízjel áll, és ilyen bizonylatot nem szabad ügyfélnek kiküldeni. A vízjel azt jelzi, hogy a bizonylat nem ment át hiteles kiállításon, tehát nem adóügyi számla.

Cégenként egyszerre egy szolgáltató lehet aktív. Ha nem a Számlázz.hu-ban, hanem a Billingóban vagy az InnVoice-ban van fiókod, azokhoz is kész integráció tartozik, ugyanezzel a menettel.

Ha most kezdenéd

A beállításhoz nem kellünk mi. Egyedül is el lehet indulni, és nem számlázunk bevezetést vagy oktatást. Ha mégis elakadsz, a szakértői csapatunk szívesen segít, és hogy kéred-e, a te döntésed.

A számlázás részletei, a sorszámozás, az ismétlődő számlák és a könyvelőnek szánt export a Számlázás funkció oldalán állnak.

Elindítom az ingyenes próbaidőszakot