A digitalizáció ma már nem előny, hanem alapfeltétel

A digitalizáció nem technológiai divat, hanem üzleti döntés. A kérdés nem az, hogy modern akarsz-e lenni. Az, hogy akinek a cégeddel dolga akad, meg tudja-e csinálni, amiért jött.

A digitalizáció nem a jövő, hanem a jelen

Sok kis- és középvállalkozás úgy gondol a digitalizációra, mint egy nagy ugrásra, amit majd egyszer meg kell lépni. Közben a küszöb, ami fölött egy cég működése normálisnak számít, magától elmozdult. Nem attól, hogy bárki lemaradt, hanem attól, hogy a cég körül mindenki más közben másképp kezdett dolgozni.

Ettől lett ez alapfeltétel, és nem előny. Az előny az, amivel kitűnsz. Az alapfeltétel az, aminek a hiánya feltűnik. Egy kkv digitális működése ma az utóbbi: ha megvan, senki nem dicsér meg érte, ha nincs, azt észreveszik.

A küszöb pedig nem nálad van. Négy helyen van, és mind a négy kívül esik a cégen: az ügyfélnél, az új kollégánál, a partnereknél és a papírokat kérő intézményeknél. Érdemes sorra venni őket, mert ebből áll össze, mi számít ma alapnak.

Az ügyfeled már digitalizált, akkor is, ha te nem

Az ügyfél megírja e-mailben, mit szeretne. Két hét múlva rátelefonál, hogy hol tart a dolog. Aki felveszi, nem tudja, mert az egészről egy másik kolléga levelezett, és a levelezés az ő postafiókjában van. Az ügyfél elmondja még egyszer az egészet.

Nem azt látja ilyenkor, hogy nincs rendszeretek. Azt látja, hogy kétszer kellett elmondania ugyanazt. Ez nem visz el ügyfelet elsőre, és másodikra sem. Azt viszi el, hogy a következő kérdésénél már nem telefonál, hanem ír valaki másnak is, biztos, ami biztos.

A ti oldalatokon minden ilyen kör két embert vesz igénybe: azt, aki felvette a telefont, és azt, aki tudja rá a választ. Az ügyfél oldalán egy adag türelmet. Egyik sem jelenik meg sehol tételként, ezért lehet évekig nem észrevenni.

Az elvárás mögötte nem is tudatos. Az ügyfél nem gondolja végig, milyen programokat használtok. Egyszerűen hozzászokott ahhoz, hogy amit egyszer leírt, azt nem kell újra leírnia.

Az új kolléga is hoz egy elvárást

Első hét. Az új ember megkérdezi, hol találja a korábbi árajánlatokat, hogy legyen mihez igazodnia. A válasz az, hogy kérdezze meg Katit. Két nappal később megkérdezi, hogy egy adott ügyfélnél mi volt a legutóbbi megállapodás. A válasz megint az, hogy kérdezze meg Katit.

Ebből az következik, hogy a betanulás hossza nem attól függ, mennyire nehéz a munka, hanem attól, hány dolgot kell szóban átvenni. Ha szinte minden szóban megy, az új ember hónapokig nem tud egyedül lezárni semmit, és közben egy tapasztalt kolléga ideje is elmegy a válaszolásra.

A másik iránya ugyanennek az, ami akkor történik, ha valaki kilép. Ami csak fejben volt, azzal együtt megy ki az ajtón. Nem rosszindulatból: egyszerűen nem volt hova leírnia.

A partner, aki egy régi ügyre hivatkozik

Egy partner rátelefonál, hogy a tavalyi megállapodás szerint mennyi az ő esetükben a szállítási határidő. Nálatok ez a megállapodás egy levelezésben van, amit az akkori kolléga folytatott le. Megtalálod, csak a levélben az ajánlat száma szerepel, a részletek egy csatolmányban, ami a harmadik körben módosult, és a harmadik kört már valaki más küldte.

A partner nem azt kérdezi, jól dolgoztok-e. Egyszerűen tudni akarja a határidőt, és arra számít, hogy ezt te ugyanolyan gyorsan meg tudod nézni, ahogy ő megnézte a sajátját, mielőtt felhívott.

A viszony ettől nem romlik el, sem elsőre, sem tizedszerre. Az romlik el, hogy a következő szerződésnél ő fogja megfogalmazni a feltételeket, mert nála van leírva, mi volt eddig. Aki az előzményt tartja, az szabja a feltételeket, és ez akkor is így van, ha egyébként korrekt a másik fél.

Amikor kívülről kérnek papírt

A könyvelő bekér egy szerződést egy két éve lezárt ügyhöz. Az egyetlen példány egy postafiókban van, méghozzá egy olyan kolléga postafiókjában, aki azóta már nem itt dolgozik. Egy pályázatnál aláírt dokumentumot kérnek szkennelve, és kiderül, hogy aláírva csak papíron létezik, egy fiókban.

Ezek külön-külön apróságok. Az a fajta munka, amit senki nem tervez be, mégis minden héten van belőle, és mindig olyan határidővel érkezik, amit nem te szabtál meg.

A cégen belül ez sosem tűnik problémának, mert a végén mindig meglesz. Kívülről nézve viszont pontosan ez a különbség aközött, hogy egy cég kiszámítható partner-e vagy nem. Aki kér tőletek valamit, nem azt méri, milyen jól dolgoztok. Azt méri, mennyi idő telik el, mire visszaszól valaki.

Mikor elég az, ami most van

Nem mindenkinek van ezzel dolga.

Ha egyedül dolgozol, négy ügyfeled van, és a táblázatodban benne van minden, amit tudni akarsz, akkor a te működésed digitalizált. Nem attól lesz az, hogy programot veszel hozzá. Attól, hogy a fenti négy helyen senki nem akad el, és a fenti négy helyen te vagy az egyetlen, akit meg kell kérdezni.

A próba egyszerű. Gondolj vissza a legutóbbi hétre, és számold meg, hányszor kellett valakinek megvárnia, amíg te megkeresel valamit. Ha egyszer sem, akkor most nincs mit megoldani, és a legdrágább dolog, amit tehetsz, az az, hogy megoldod. Ha viszont többször is, akkor nem szoftverhiányod van, hanem az információ nincs ott, ahol keresik.

Hol jön képbe az IntrApp?

Az IntrApp nem egy újabb program a sor végére. Ez az alap, amin a cég fut, tehát nem CRM és nem ERP.

A négy küszöbre ugyanaz a válasza: a feladat mellett ott az ügyfél, az ügyfél mellett ott az előzmény, és aki keresi, megtalálja anélkül, hogy bárkit meg kellene kérdeznie.

Nem kellünk hozzá. Egyedül is el lehet indulni, az automata telepítés körülbelül harminc perc, és nem számlázunk bevezetést vagy oktatást. Ha valamit hiányolsz belőle, kérhetsz funkciót; ha az ügyfélkör nagyjából háromnegyede is használná, ingyen megcsináljuk, és mindenki megkapja.

Ez a cikk arról szólt, hol áll ma a küszöb. Hogy két év alatt mi lesz abból, aki átlép rajta, arról külön cikkben írtunk.

Kipróbálom a demót