Mit csinálj, ha a csapat együtt dolgozik, de nem működik együtt

Hétfő reggel a kolléga kiküldi az ügyfélnek az anyagot, amit egy másik kolléga pénteken már elküldött. Az ügyfél udvariasan visszaír, hogy megkapta, kétszer.

A csapat három nappal korábban egy egész napot töltött együtt csapatépítésen. Jól sikerült: mindenki nevetett, és kiderült, hogy a könyvelő focizott valamikor.

A kettőnek semmi köze egymáshoz, és pont ez a lényeg. A jó hangulat és az együttműködés két külön dolog, csak könnyű összekeverni őket, mert egy időben szoktak romlani.

Ami nem az óraszámon múlik

Amikor egy csapat nehezen halad, a leggyakoribb válasz a több munka. Hosszabb bent maradás, több megbeszélés, sűrűbb bejelentkezés.

Ez rövid ideig működik, aztán visszafelé sül el. Nem attól lesz több kész, hogy tovább dolgoznak, hanem attól, hogy kevesebb megy el az újrakezdésre, a kérdezősködésre és a kétszer elvégzett munkára. Aki ezt nem így látja, előbb-utóbb olyan csapatot vezet, amelyik sokat dolgozik és keveset szállít.

Kezdeni azzal érdemes, hogy mit jelent a kész

Ez unalmasan hangzik, és mégis ez hozza a legtöbbet. Innen indul a többi is, mert amíg nincs eldöntve, mi a kész, addig nincs mit láthatóvá tenni, és nincs mit visszanézni.

A legtöbb félreértés abból lesz, hogy két ember ugyanazt a szót használja két különböző dologra. Az egyiknek a „kész" azt jelenti, hogy megírta. A másiknak azt, hogy át is nézette valakivel, és kiment az ügyfélnek. Amíg ezt senki nem mondja ki hangosan, mindketten meg vannak győződve arról, hogy a másik érti.

Nem kell hozzá szabályzat. Elég egyszer végigvenni három-négy visszatérő feladattípusnál, hogy mi az a pont, ahol az adott munka lekerül az asztalról.

Ha eldőlt, mi a kész, akkor látszani is tud

Nem ellenőrzés miatt. Azért, hogy ne kelljen kérdezni.

Ha valakinek meg kell kérdeznie a kollégát, hogy elment-e már az ajánlat, akkor a válasz mindig egy kicsit régi: arról szól, hol tartott a dolog, amikor a kolléga utoljára odanézett. Egy kérdésnél ez nem számít. Ha viszont naponta többször kell így pótolni az információt, akkor a csapat egy része folyamatosan a tegnapi állapot alapján dönt.

Amitől ez működni kezd, az nem az eszköz, hanem egy megállapodás: a munka állapotát az írja le, aki csinálja, nem az, aki kérdezi. Apró különbség, mégis ez dönti el, hogy a tábla információ lesz vagy jelentés. Ha a vezető tölti ki mások helyett, a csapat pontosan annak fogja tekinteni, aminek látszik: számonkérésnek.

Amit látni lehetett, azt vissza is lehet nézni

A legtöbb csapatnál a lezárt feladat eltűnik. Senki nem néz vissza rá, mert már jön a következő, és mert egy hét múlva már csak az emlékek maradnak róla, nem az, ami történt.

Ettől lesz az, hogy ugyanaz a hiba háromszor fordul elő, és mindannyiszor újnak tűnik. Nem hosszú kiértékelés kell, hanem egy rövid visszanézés: ez így ment, ez volt benne a nehéz, ezt csinálnánk máshogy. Ha ez a fél óra rendszeres, akkor nemcsak a hiba nem ismétlődik, hanem az is kiderül, kinek van tényleg túl sok a nyakán.

A visszanézésből lesz az elismerés is konkrét

A „jól dolgoztok, csapat" nem elismerés, hanem udvariasság. Aki hallja, tudja, hogy nem róla szól. Konkrétan dicsérni viszont csak akkor tudsz, ha tudod, mi történt, és ez a rövid visszanézésekből áll össze.

Ami hat: megnevezni, mit csinált az illető, és mi lett belőle. Az ajánlat azért ment ki időben, mert valaki pénteken este rendbe tette. Az ügyfél azért maradt, mert valaki felhívta, mielőtt panaszkodott volna. Egy mondat, ami mások előtt hangzik el, többet ér, mint egy éves értékelés.

Az időadat nem megfigyelés

Az időrögzítést sok helyen azért nem vezetik be, mert a csapat ellenőrzésnek érzi. Gyakran joggal, mert annak is használják.

Pedig ugyanez az adat arra is jó, hogy meg lehessen védeni az embereket. Ha látszik, mennyi ment el egy ügyfélre, akkor arról lehet beszélni az ügyféllel, nem a kollégával. Ha látszik, hogy egy feladattípus mindig kétszer annyi, mint amennyire tervezni szokás, akkor az ajánlat lesz rossz, nem a munkatárs lassú.

A különbség egyetlen kérdésen múlik: kifelé használod vagy befelé. Ha a csapat azt látja, hogy az adat az ő oldalán áll, magától vezeti. Ha azt látja, hogy számonkérésre gyűlik, akkor pontatlanul fogja vezetni, és onnantól semmire nem jó.

Ami tényleg csak elveszi a délutánt

Nem minden csapatépítő gyakorlat felesleges, de a legtöbb nem arra való, amire használják.

A közös program akkor hasznos, ha az emberek nem ismerik egymást. Egy új csapatnál, vagy ha három ember távolról dolgozik, egy közös ebéd többet tesz, mint bármilyen folyamatábra. Ez valódi haszon, és megéri.

Hogy egy frissen összerakott csapatnak miért kell más vezetés, mint egy régóta együtt dolgozónak, arról külön cikkben írtunk.

Amire viszont nem való: nem javítja meg azt, ami hétfőn tört el. Ha két ember azért nem működik együtt, mert nincs eldöntve, kinek a felelőssége az ügyfél, azon egy közös főzés nem segít. Legfeljebb elhalasztja a beszélgetést, ami helyette kellett volna.

Amikor a mostani működés jó

A gyakorlatoknak van egy közös feltételük: akkor érnek valamit, ha a munka átadható. Ahol nem az, ott csak formaság marad belőlük.

Egy kétfős műhelyben, ahol ugyanazon a darabon dolgoztok, nincs mit láthatóvá tenni: a munka ott fekszik az asztalon, és aki ránéz, látja, hol tart. Egy régóta együtt dolgozó társaságnál pedig a bevezetett szabály azt cseréli le, ami már működik, egy olyanra, amit még meg kell tanulni.

A fordulópont nem a létszám. Az a nap, amikor először fordul elő, hogy valaki jóhiszeműen rosszat mond egy ügyfélnek, mert a legfrissebb információ nem nála volt. Addig a legjobb szervezési döntés az, hogy nem szervezel.

Amikor a láthatóság már nem megy magától

Ezeknek a gyakorlatoknak a fele arról szól, hogy a munka látható legyen: ki mit vállalt, mi akadt el, mennyi ment el rá, és mi lett a döntés. Ehhez nem feltétlenül kell szoftver. Egy ponton túl viszont a megállapodás önmagában kevés, mert a felírt állapotnak kell egy közös hely, ahol mindenki ugyanazt látja.

Az IntrApp ilyen közös hely. Nem CRM és nem ERP, hanem az az alap, amin a cég fut: a feladat mellett ott az ügyfél, a döntés mellett ott a beszélgetés. A bizalmat viszont nem ez fogja megcsinálni. Az továbbra is a te dolgod marad.

Kipróbálom a demót