Saját rendszer vagy kész eszköz? KKV döntési útmutató

Mikor érdemes váltani a KKV-knak?

Minden cég más. Nem mindig éri meg saját rendszert fejleszteni.

A valódi kérdés nem az, hogy „jobb-e a saját rendszer”, hanem az: mikor kezd el fájni a kompromisszum egy kész szoftvernél?

Ez a cikk nem a két megoldás összevetéséről szól. Arról szól, hogy amikor kész eszközt veszel, akkor cserélsz: kapsz valamit, és feladsz valamit. Amíg a csere jó üzlet, addig nincs miről beszélni. A döntés akkor válik esedékessé, amikor a mérleg átbillen, és ezt a pillanatot általában hónapokkal később veszi észre az ember.

Mikor elég egy kész eszköz?

Egy dobozos rendszer akkor jó döntés, ha kis csapattal dolgozol, egyszerű és jól definiált folyamataid vannak, nincs szükséged egyedi működésre, és a cél a gyors indulás alacsony költséggel. Ilyenkor a legfontosabb szempont az, hogy azonnal használható legyen, és ne igényeljen fejlesztést.

A kész eszköz nem szükségmegoldás, hanem a helyes válasz mindaddig, amíg a cég elfér benne. Négy ügyfél, egy ajánlatsablon, három ember, aki elosztja egymás között a munkát: ilyenkor nincs mit javítani. Aki itt tart, és rendszerfejlesztésben gondolkodik, drágán vesz meg egy problémát, ami nála még nem létezik. Ilyenkor a válasz az, hogy maradj ott, ahol vagy, és gyere vissza a kérdéshez, amikor a cég megnőtt.

Mi az, amit cserébe feladsz

A kész eszköz ára ritkán az előfizetés. Az ár az, hogy a szoftver logikája lesz a cég logikája.

Ez a gyakorlatban így néz ki. A rendszerben egy megrendelésnek négy állapota lehet, nálatok viszont van egy ötödik, amit „félig leszállított” néven emlegettek, mert a raktár szétbontva küldi ki a nagy tételeket. Mivel az ötödik állapot nem fér bele, valaki megjegyzést ír a megrendelés mellé, hogy „részben kimegy”. Innentől a megjegyzés hordozza a lényeget, nem a státusz. A státusz szerint minden szállítás rendben van, a valóságot pedig az tudja, aki elolvassa a megjegyzéseket.

Ez a kompromisszum kezdetben apró, és pont ezért nem veszed észre. A számla nem lesz nagyobb tőle. Ami nő, az az a réteg, amit a szoftver nem tud, és amit emberek tartanak fejben: kinél van a lista, ki tudja, mit jelent a piros jelölés, ki az, aki nélkül nem lehet lezárni a hónapot. Ezt a réteget nem lehet betanítani, mert nincs leírva sehol.

Mikor éri meg saját rendszerben gondolkodni?

A váltás ott kezdődik, ahol a folyamataid már nem férnek bele a kész szoftver logikájába, ahol több külön eszközt kell összekötni, ahol a kézi adminisztráció miatt nő a hibalehetőség, ahol automatizálás nélkül nem tudtok tovább nőni, és ahol fontossá válik az adatok feletti teljes kontroll. Ilyenkor a kompromisszum már nem spórolás, hanem korlát.

A felismeréshez nem kell elemzés. Ha az új kolléga betanítása azzal kezdődik, hogy elmondjátok neki, mit ne higgyen el a rendszerben, akkor a szoftver már nem a működést írja le, hanem mellette fut.

A saját fejlesztésnek is van ára

Aki eddig olvasta, könnyen azt gondolhatná, hogy a válasz a saját fejlesztés. Ez a másik irányba tévedés, és drágább.

Egy nulláról épített rendszernél nem a megírás a legnagyobb tétel. A jogosultságkezelés, a naplózás, a fájlkezelés és az értesítések elkészülnek egyszer, aztán évekig karban kell tartani őket, miközben ezek egyikéből sem lesz versenyelőnyöd. Ezek az alkatrészek minden cégnél ugyanolyanok. Kifizetni őket úgy, mintha egyediek lennének, a legrosszabb üzlet a listán.

A saját fejlesztés akkor indokolt, amikor pontosan az az egy dolog egyedi, amivel pénzt kerestek. Minden más körülötte közös.

Gyakorlati döntési kérdések

Mielőtt saját rendszerben gondolkodsz, négy kérdésre érdemes válaszolni. Mennyi időt és pénzt spórolsz a kész eszközzel, és mennyit veszítesz a kompromisszumokon. Támogatja-e a jelenlegi rendszer a növekedést, vagy visszafogja. Tudsz-e rá építkezni, vagy egyszer újra kell kezdened mindent. Végül az, hogy a folyamatod alkalmazkodik a szoftverhez, vagy a szoftver a folyamatodhoz.

Ha a folyamataitok alkalmazkodnak a szoftverhez, és nem fordítva, érdemes újragondolni az irányt.

A KKV-k valós dilemmája

A teljesen egyedi fejlesztés drága és lassú. A dobozos szoftver gyors, de korlátozott.

A legtöbb cég nem a kettő közül választ, hanem egy rugalmas alapot keres, amire építhet. Olyat, amiben az alkatrészek készen vannak, a cég saját logikája viszont elfér. Ennek az alapnak a kategóriája is számít, mert az dönti el, mihez hasonlítod és mit fogsz hiánynak nevezni: erről a kérdésről külön cikkben írtunk.

Miért lehet köztes megoldás az IntrApp?

A kérdés eddig az volt, mit adsz fel. Van rá egy harmadik válasz: nem adod fel, hanem kéred. Az IntrAppnál kérhetsz funkciót, és ha az ügyfélkör nagyjából háromnegyede is használná, ingyen elkészítjük, és mindenki megkapja. Hogy egy kérés ebbe a körbe esik-e, azt mi ítéljük meg, mert mi látjuk az egész ügyfélkört. Nem azonnali szállítást ígérünk, hanem azt, hogy a széles körben hasznos igény bekerül a fejlesztésbe. Ami pedig csak rátok jellemző, saját ágon készül, és közben megkapjátok a közös frissítéseket is. Az ötödik státusz tehát nem marad megjegyzésben.

Ami készen van benne: ügyfél- és adatkezelés, projektek, feladatok, belső kommunikáció. Ez nem CRM és nem ERP, hanem az az alap, amin a cég fut, és amiben ezek nem külön eszközök, hanem ugyanannak a működésnek a nézetei. Azt fedi le, amit egy kkv nap mint nap csinál, túlbonyolítás nélkül. Ha egy területen a létező legmélyebb eszközt keresed, találsz nálunk jobbat, és ez így van rendjén. Ez nem hiányosság, hanem döntés.

Nem nulláról induló egyedi fejlesztés. Nem is merev dobozos rendszer.

Egy olyan alap, ami a cégeddel együtt tud fejlődni. Hogy mikor jön el az a pont, ahol a mostani működésed már nem elég, arról külön írtunk a kinőtt működés jeleiről szóló cikkben.